以数字内容交换为抓手助推核电项目文件管控效能提升

以数字内容交换为抓手助推核电项目文件管控效能提升

徐晓月

华能山东石岛湾核电有限公司

摘要：文件是企业运转的核心载体，也是核电厂各项技术活动的依据和准绳。核电项目承包商多，文件数量大，各项工作开展对文件运转的依赖度高，高效的文件传递是保障核电项目建设的必然要求。华能石岛湾核电厂积极探索文件交换方式的升级，通过搭建数字内容交换系统，针对性的解决了文件交换的难点问题，达到了良好的应用效果。

关键字：文件交换；文件分发与控制；网络安全

一、前言

华能山东石岛湾核电厂（下称石岛湾核电）是华能集团首个自主开发的核电基地，承担国家科技重大专项-高温气冷堆核电站示范工程的建设和运营。2021年6月石岛湾核电取得四台百万千瓦级压水堆核电机组路条，2023年7月扩建一期工程取得核准，石岛湾核电进入规模化发展新阶段。石岛湾核电在建工程均按照“大业主”模式管理，管理模式的扁平化致使业主收发文件数量巨大。石岛湾核电文档部门因势利导，探索搭建高效的数字内容交换系统（下称DTS系统）实现文件传递方式的升级，为项目建设提供有力支撑。

二、传统文件交换方式及弊端分析

传统的文件交换方式主要有纸质文件传递、邮箱、传真等方式。2022年及以前，石岛湾核电工程技术文件的传递以纸质文件为主，采用邮寄方式传递。各类信函以电子邮件传递，少量文件使用传真或面交。上述方式存在如下弊端：

1.纸质文件传递和分发流程繁琐，控制效果不佳

高温气冷堆示范工程技术文件分发采用纸质文件分发与控制模式。这种方式的缺点是：1）文件邮寄耗时3-5天，工期紧张情况下无法满足现场文件使用需求；2）文档人员需进行繁琐的扫描、著录、上传、盖章、分发等工作，耗费大量人力，且管理效果不佳；3）文件扫描存在清晰度差的问题，影响使用；4）文档著录的信息有限，不利于后续检索利用；5）纸质文件分发带来文印浪费问题。

2.电子邮件的安全性及稳定性不足

电子邮件是互联网应用最广的服务，随着企业信息化的不断发展,多数企业都拥有自己的企业邮件服务。石岛湾核电也建设了自己邮件服务器,但由于企业邮件服务器端口对外暴露，企业电子邮件应用系统易成为黑客攻击的目标。承载工程项目信息的信函及传递文件内容易被窃取和泄露，引发网络安全的问题，给公司带来经济和社会效益的损失。

3.内外网隔离，文件收发时效性差

石岛湾核电出于网络安全的考虑，实行内外网隔离策略。文件通过专用邮箱收、发需使用企业摆渡系统进行内、外网的传输，做不到实时传输，影响传递效率。邮箱有大小限制，较大文件要进行专门的压缩和优化，影响文件质量。文档人员通过内网进行著录和挂接过程易出现人因失误导致信息著录错误，为后续查询利用埋下隐患。

三、基于DTS系统实现文件交换方式的迭代

石岛湾核电已进入群堆管理模式，合作承包商众多，传统的文件传输方式已不能满足项目建设对文件管理的需求。为破解文件传递的压力和难题，文档部门利用文档管理系统（下称ECM系统）替代升级的契机，在公司电子文件全链条一体化管理思路的引领下，进行文件交换方式的迭代，搭建DTS系统，即：石岛湾核电与各参建方进行文件交换的平台。基于该系统，打通文件传递的关键环节。主要做法如下：

1. 文件交换及文件分发模式同步升级

在程序及合同中明确DTS系统为石岛湾业主与承包商进行文件交换的统一平台，系统为承包商分配专有账号。在互联网环境下即可登录访问DTS系统。明确通过该平台交换的正式文件为有效文件，具有与纸质文件同等的效力，以此明确电子文件及传输方式的合法性。约定承包商按需打印使用业主分发的电子文件，极大的减少纸质文件的传递和分发的数量，降低了纸质文件受控管理的压力，同时有效降低文印成本。

2. 一键收发，文件传递效率和质量显著提升

石岛湾核电DTS系统与ECM系统建立接口，实现了数字内容的双向传输和回退,各类信函一键收发。另外，通过预先设定文件提交标准字段，规范承包商按照要求提交属性数据，包括文件题名、渠道号、页数、幅面、密级、答复信息等，业主审查通过后一键接收，文件及属性信息即同步至ECM系统，省去了大量著录、上传的工作。文件收发处理效率和质量均有大幅提升。

3. 助力实现工程技术文件标准元数据同步提交

工程技术文件数量庞大，对电站建设、系统运维具有重要指导和参考作用。工程技术文件元数据承载重要设计信息，完整而丰富的元数据有助于利用人进行多维度的查询利用，也为后续电站进行设计分析和知识管理提供数据支持。石岛湾核电扩建工程与中广核设计院合作，双方文档与业务共同约定了工程技术文件60余项元数据提交标准，包括作业代码、作业名称、岛别、子项号/系统号、设计类型、专业等。石岛湾核电DTS系统与广核文件交换系统建立接口，元数据以XML文件形式提供，其他设计单位提交工程技术文件也需按标准提交属性信息的EXCEL文件，文档人员通过DTS系统审查接收，ECM系统解析同步的XML及EXCEL文件，形成文件的元数据。

4. 统一交换渠道，文件传输更安全

DTS系统作为项目文件交换的统一、正式渠道，有效解决了企业邮箱传递电子文件的诸多不利因素。系统采用通道加密、身份认证等多种保密手段，完整记录用户各类操作日志，能有效保障数据交换安全。支持大文件上传、下载的断点续传，文件传输稳定性更高。可实时跟踪文件传递的进度和状态，传输过程可追溯，使得文件传递更加可控。

5. 基于DTS系统实现的其他文档业务管理的可行性

石岛湾核电基于该平台实现了管理程序受控分发功能。通过DTS与ECM同步开发程序实现了承包商DTS账号管理程序与业主管理程序同步更新，有效解决了文件漏发的问题。石岛湾核电还将进一步探索依托该系统实现归档文件在线预查、项目参建方文件相互传递等更多文控管理优化手段。

四、结语

DTS系统的投用，靶向解决了石岛湾核电传统文件交换的种种问题，有效应对了海量文件的传输和运转压力，在节约办公成本的同时，进一步提升了文件传递的效率和质量。系统相关模块的开发，助力实现电子文件分发与控制，也为后续文件查询利用、分类归档奠定了基础。系统的应用有效促进了石岛湾核电文件管理效能的提升，为工程项目建设提供稳定、高效的文件保障，具有良好的推广使用价值。

作者简介：徐晓月，吉林大学档案学专业，本科，馆员职称，现就职于华能山东石岛湾核电有限公司，从事文档管理、文档业务研究工作