国企人事档案管理工作的现存问题及其对策探讨

国企人事档案管理工作的现存问题及其对策探讨

曾师节

湖南烟草公司邵阳市公司，湖南 邵阳 422900

摘要：当前，国企在国家经济和社会发展中起着重要作用。规范化的人事档案管理工作关系到国企的发展和稳定，只有科学开展国企人事档案管理工作，才能确保持续不断地为企业输送人才，助力企业的向前发展。基于此，文章主要分析了国企人事档案管理工作的现存问题及其对策。

关键词：国企；人事档案管理工作；问题；对策

1国企人事档案管理工作的现存问题

1.1档案管理人员素质不高

档案管理者的素质对档案管理工作起着至关重要的作用。当前，部分档案管理者素质不高，严重阻碍了档案管理工作的开展。第一，管理人员缺乏档案方面的专业知识和技能，不能很好地完成档案管理工作。第二，一些档案管理者职业素质不高，不能遵守行业相关的规定和标准，甚至存在不作为、乱作为的情况。这些问题不仅影响了档案管理工作的质量和效率，还可能导致档案信息的泄露和损失。

1.2管理方式不规范

在国企人事档案管理工作开展的过程中，管理方式不规范是一个常见的问题，而这个问题通常存在于缺乏完整的人事档案管理体系和操作流程的企业中。由于缺乏档案管理制度的约束，以及规范化工作流程的保障，导致人事档案信息的严谨性、规范性和有效性大打折扣。首先，缺少规范化的操作流程和管理制度，档案管理者在工作过程中其随意性和主观性较大，导致人事档案信息的失真，甚至错误，从而影响人事档案信息的准确性和完整性。其次，国企内部的档案管理方式不规范，将导致档案管理工作效率降低，无法跟上企业人员流动和业务发展的节奏，从而影响国企的整体运营。

1.3系统平台建设不规范

人事档案管理效率的提升离不开先进的管理系统平台，目前大多企业信息化水平较低，主要原因有三方面。一是人事档案数字化建设水平低。整体数字化工作开展较少，质量相对薄弱，业务主管部门没有发挥职能优势，没有统一进行大规模数字化加工工作，导致发展不平衡，难以为后期信息化管理和全方位对外利用提供数据基础。二是信息化建设落后。受理念、财政、人力资源等因素影响，大多企业尚未建立完善的人事档案资源管理利用平台，没有配置与当代信息技术相匹配的档案管理系统，使得先进科学技术难以与人事档案管理工作相结合，技术优势难以得到充分发挥，领导者与管理人员对于信息化管理没有深入探索研究的精神，使得整体档案信息化进展缓慢。三是安全意识薄弱。在人事档案信息化的过程中，没有制定严密周全的安全管理制度，在安全设备采购、安全手段操作等方面仍存在漏洞，无法保障档案信息的安全。

2国企人事档案管理工作的对策

2.1人事档案管理实现体制机制的革新

从前开展人事档案管理相关工作时，工作人员仅针对所收集的数据信息进行整合和归纳，并且实现精准的储存。但是从前的管理工作所涵盖的环节主要是信息的收集、保管，并没有对信息实现深入的挖掘和探究，也没有掌握这些信息的潜在价值。针对这一工作，一定要基于档案管理人员这一层面切入，梳理管理工作流程。企业一般会形成自己一套有序的规章制度，但是面临着不断变化的社会形势和新的状况，企业人事档案管理制度中有些规章制度不适应变化中的社会形势，因此需要根据实际的社会需求不断地调整，及时建立健全企业有关规章制度，使其更能够适应企业人事管理相关工作。另外还要不断充实完善员工档案的资料信息，扩大收集员工信息资料的来源，采用信息化数字管理进行档案信息的存储查阅，逐步建立完善的信息数据库。这样不仅可以省去大量的人力，同时还能避免人工误差或者错误率，便于后期人事档案工作的管理和保存，延长档案资料的清晰时间和保存时间，为企业进行有效的人员管理提供参考依据。

2.2提高档案管理人员专业能力

档案作为企业历史和文化的载体和企业员工职业发展的记录仪，是企业人事决策的信息来源。档案管理人员的专业能力直接影响着企业人事档案的真实性、完整性和可用性，关乎企业档案管理的效率和质量，更关乎企业内部决策的准确性和员工权益的保障，从而影响企业的整体运营和发展。因此，提高档案管理人员的专业能力在国有企业的人事档案管理中起着至关重要的作用。首先，企业应该对档案管理人员加强档案管理理论知识的培训，使其具备扎实的理论管理基础。培训需包括档案管理的基本原则、方法和技巧以及与档案管理相关的法律法规。只有深入理解和掌握这些知识，档案管理人员才能够在实际工作中做到得心应手，确保档案管理的规范性和合法性。其次，档案管理人员还应具备一定的信息技术能力。随着数字化技术在档案管理中的广泛应用，档案管理已经不再是简单的纸质文件管理，而是涉及复杂的电子文件管理和数据分析。因此，档案管理人员需要掌握相关的电脑操作技能、数据库管理技能以及数据检索和数据分析等技能，确保档案数字化管理的高效性和准确性。最后，档案管理人员还应该具备良好的沟通和协调能力。档案管理不仅是一项独立的工作，而是需要管理人员与企业各个部门和其他员工保持紧密沟通的工作。因此，档案管理人员需要与企业的各个部门和员工进行有效的沟通和协调，确保档案信息采集、存储和使用的准确、完整和及时。

2.3推进人事档案数字化转型

随着信息技术的飞速发展，数字化不仅能提高企业档案的存储和检索效率，还能保障档案信息的安全性和完整性。相较大量纸质档案长期保存的不易，对档案进行数字化管理更为便利，不仅实现了档案大容量，便捷化与长期性的保存，还为档案的多元化应用、跨平台共享和远程访问提供了可能。因此，推进人事档案的数字化管理进程已成为国有企业现代化管理的必然趋势。然而，人事档案的数字化管理不能一蹴而就，它涉及技术、管理、法律等多方面的问题，需要企业进行细致的规划和实施。首先，从技术层面看，人事档案的数字化管理要求企业具备一定的硬件设备和软件系统，例如利用高清扫描仪将纸质档案转化为电子形式，利用专业的档案管理软件存储、检索和分析档案数据等。这些设备和系统不仅要能满足当前企业的管理需求，还需要具备前瞻性，以适应未来的技术发展和企业的业务变化。为了确保档案信息的安全性，企业还需要建立完善的数据备份和恢复机制，防范各种潜在的安全风险。同时，企业还应该加强与数字化技术供应商的合作，及时了解和引入新技术，提高档案数字化管理的技术水平。其次，从管理层面看，数字化管理要求企业建立一套科学、规范的工作流程，流程需包括档案的采集、归档、检索、使用和维护等各个环节，每一个环节都要有明确的职责划分和操作指导，确保档案的真实性、完整性和可用性。企业还应该定期评估工作流程的效果，及时发现和解决问题，确保数字化管理的稳定性和可持续性。最后，在员工培训层面，企业需要定期为档案管理人员提供技术培训和指导，确保其能够熟练掌握和应用数字化技术，提高数字化档案管理工作的效率和质量。

3结语

综上所述，国有企业高效落实档案管理数字化也是非常重要的工作内容，能够为人力资源管理服务提供更多的帮助，同时也能够协助企业做好科学、端正的决策，为企业发展提供重要的依据。企业要依据人力资源管理工作内容的调整进行目标的设立，不断地创新档案管理模式，，实现企业人力资源竞争力的不断提高。

参考文献

[1]吴桂芬.完善干部人事档案材料收集归档工作制度的思考[J].管理论坛，2022（6）：94-96.

[2]卜晶.人事档案信息数字化管理面临的问题与对策[J].兰台内外，2022（31）：19-21.