人事档案分类技术在人力资源管理中的应用探索

人事档案分类技术在人力资源管理中的应用探索

魏敏 1  宋锋2

1湖南联诚档案信息技术有限公司     湖南省长沙市  410000  2  三一重工股份有限公司   湖南长沙市    410000

摘要：随着社会的飞速发展，竞争压力持续增大，单位加强了自身的管理，档案管理也被提升到了新的高度。在人力资源管理的过程中，人事档案分类占据着重要的部分，并且在单位中也充当着重要的角色。虽然现阶段很多企业已经将人事档案归纳为重要的工作项目，但是在人事档案的管理中仍然存在着一系列的问题，这就需要企业对人事档案进行正当的管理，逐渐促进企业的发展。

关键词：人事档案；分类技术；人力资源；管理；应用

在当今高度信息化的社会，档案管理对于企业的发展至关重要。人事档案中涵盖了涉及政府、社会组织以及各种有价值的资料等大量的重要信息，这些信息繁冗复杂，假如未对人事档案开展分类管理，不仅增加了档案管理人员的工作量，而且也容易产生一些不好的后果，所以作为档案从业人员应对人事档案分类技术加以重视，认清当前现状加强学习不断提高自身能力，让档案管理逐渐趋于合理化，以便更好的服务于国家服务于人民[1]。

一、人事档案管理遇到的问题

（一）管理观念落后，管理方式陈旧

档案管理是一个相对复杂的工作，在企业发展的过程中，档案管理工作对企业人才选拔、使用以及个人职业生涯发展有着重要的影响。但是，当前部分企业的人事档案管理人员存在着观念陈旧、工作方式落后的问题，他们通常只关注员工档案材料的收集和整理，而对档案材料的分析和利用不足。此种落后的管理方式严重影响了档案管理人员的工作效率，并且降低了人事档案的价值及作用。
（二）档案管理人员专业素养缺乏

当前部分企业人事档案管理人员缺乏专业素养，他们通常只关注员工档案材料的收集和整理，而不能很好地利用这些资料信息。在实际工作中，这些人事档案管理人员往往无法根据员工实际情况进行分析和利用，导致人事档案信息不够全面、准确和真实。同时，这些人事档案管理人员也无法充分发挥其作用，导致员工的职业生涯规划无法得到充分实现。另外，人事档案内容不够完整准确，在实际工作中，这些企业人事档案管理人员往往只关注员工的学历、经历等信息，而忽略了员工的政治面貌、道德品质等方面信息，导致员工人事档案中存在大量不真实、不准确的内容。这种情况不仅影响了企业对人才选拔和使用的准确性和科学性，也影响了员工职业生涯发展和个人前途。
（三）对电子档案管理系统建设重视不足

当前部分企业人事档案管理系统建设不完善，无法实现电子文件备份、查询、归档和转递等功能。在实际工作中，由于企业对电子档案没有加强重视，这就容易导致企业内人事档案管理人员无法利用电子信息技术对员工个人信息进行收集和整理，导致电子文件无法归档或归档不及时、不完整等问题。同时，这些企业人事档案管理系统建设不完善还影响了员工职业生涯规划和个人前途发展。在实际工作中，这些企业人事档案管理人员通常只关注员工学历、经历等信息的收集和整理工作，而忽视了电子文件归档和转递等问题。

二、人事档案分类的意义

（一）有利于人事档案信息的综合利用

通过对人事档案进行分类，可以从不同的角度反映出不同类型人员的相关信息，从而为人事档案的综合利用提供依据。通过对人事档案进行分类，可以使其成为一种有序的、流动的信息资源，从而实现信息资源的共享和利用。此外，通过对人事档案进行分类，可以使其成为一种有组织、有目的、有系统、有规律的管理体系，从而提高人事档案管理工作的效率和质量。

（二）分类是确定档案内容范围和性质的依据

档案内容是由档案材料所组成的，其范围和性质受到材料形成时间、材料来源和材料构成等因素的影响，通过对各种材料的归类和整理，可以确定其范围和性质。通过对各种档案材料进行科学分类，可以实现人事档案资源的共享，提高人事档案管理工作效率。人事档案的分类还可以给人力资源的决策提供信息方面的支持。企业人力资源管理做出的决策，主要是依据人事档案中所记录的这些人员信息：工作经历、学历背景、工作技能以及行为特征等，一个单位在进行人才选拔时，要想选出适合的员工也是通过档案了解他们的实际情况[2]。

三、人事档案分类技术在人力资源管理中的应用探索

（一）加强人事档案的完整性以及真实性

要想提高人事档案资料的真实性，人事档案工作人员需要加强对档案资料的收集、整理和审签。通过制度的不断完善，将分散于各部门的档案资料进行整理收集，以此来加强档案资料的完整性。人事档案管理的工作人员要重视对档案资料的审签，以保证档案资料的真实性。假如人事档案资料不真实，则会产生一些不良后果，比如人力资源浪费、人才配置效率降低等。同时，人事档案工作人员还要清查档案的内容，及时去掉一些过时的、虚假的材料，这样才能使个人的真实情况被相关部门及时、准确地认识和了解。最后，人事档案的工作人员还要通过对人力资源管理知识持续不断地学习和了解，使自身的素质和专业能力得到提升，以更好的胜任本职工作

[3]。

（二）提升管理人员的综合素质

由于档案工作是一项专业性很强的工作，所以从事这项工作的人员，要有较高的政治素质，能够自觉遵守国家法律法规和各项规章制度，坚决执行党和国家的方针政策。档案工作人员要对档案管理方面的知识做到熟练掌握，同时还要拓宽眼界对相关领域的知识也有所涉猎。使自己具备扎实的专业知识，以便于在实际工作中更好地开展档案管理工作。此外，因为这项工作需要认真细致、认真负责，因此需要从事这项工作的人员具备踏实的工作作风，能够在平凡而琐碎的岗位上，尽职尽责地完成各项任务，更好地服务于广大群众。总之，要想做好好人事档案管理工作，需要具备较高的政治素质、扎实的专业知识、踏实的工作作风以及严谨认真、认真负责的态度。

（三）加强人事档案管理工作队伍的建设

当前，人事档案管理工作的难度日益加大，企业相关人员在思想应该对此项工作加以重视，深刻认识到人事档案管理工作的重要性，并将其渗入到人力资源管理工作的方方面面[4]。在组织上建立了一套完整的人事档案管理制度，由专人负责，并对人事档案管理人员进行系统的培训和指导，使其在工作中充分发挥主观能动性，积极主动地做好各项工作。另外，在对人事档案资料进行审核时，企业应该严格按照各项制度规定办事。在审核中坚持实事求是、客观公正的原则，对不符合要求的资料及时退回或销毁；对符合要求的资料严格按照规定办理并认真核对，以保证档案资料的准确性和完整性。同时企业还制定了档案管理人员岗位责任制和岗位工作标准、档案工作人员奖惩办法等一系列规章制度。以此促进人事档案管理工作的蓬勃发展。

四、结束语

总而言之，企业中的人事档案具有全面性、真实性以及时效性，它能够有效的反映出人员的基本情况，所以在进行管理的过程中，要利用科学性的方式进行人事档案的管理，另外，企业应该着重培养工作人员的工作能力，让人事档案的管理以及分类更加完善，进一步促进企业的发展。

参考文献

[1]邓浩宇,丁梦伟,张军,马岩. 基于企业战略管理视角下的可持续人力资源管理研究[J]. 经营与管理,2024,(05):147-152.

[2]郑濮馨. 事业单位人事档案的信息化管理路径探索[J]. 办公室业务,2024,(04):49-51.

[3]王艺. 事业单位人力资源部门的数字化转型与人事档案管理[J]. 国际公关,2024,(01):86-88.

[4]庄菁.完善干部人事档案材料收集归档工作制度的思考[J].中国产经,2021,(22):33-35.