事业单位档案管理创新与改革对策探讨

事业单位档案管理创新与改革对策探讨

陈卫华

重庆市酉阳县酉阳土家族苗族自治县土地房屋征收中心 409800

摘要：近年来，我国社会经济的方方面面都取得了快速发展和质的飞跃，也对事业单位人力资源管理水平提出了更高的要求，因此事业单位档案管理的创新与改革是大势所趋。本文将通过分析目前事业单位档案管理的意义及存在的问题，寻求新时代人才管理系统更高效更合理的方式方法，探讨落实档案管理创新与改革的有力策略。

关键词：事业单位 档案管理 创新 改革

引言：当今是信息时代，而我国正处于社会经济和信息化全面发展的时期，因此，事业单位愈加重视人才和档案管理工作。事业单位需要真正意识到人才管理信息化的必然趋势，认真分析本单位档案管理中存在的不足，从各个方面入手寻找档案管理创新和改革的新出路，提出切实可行的对策，跟上如今智能化信息化的发展脚步。

一、事业单位档案管理创新与改革的现实意义

（一）有利于人才资源的合理利用

人才是社会不断发展的宝贵资源，也是事业单位实现可持续发展目标的重中之重。在新时代的大背景下，事业单位必须提高自身对人才的发掘、培养、管理和合理利用的能力。人力资源管理是具有专业性要求的工作，具有信息数量大、复杂程度高的特点，档案管理的传统模式已经无法应对如今的新要求新标准。事业单位开发新的管理模式，可以达到减少档案管理工作人员的工作量，提升工作效率，优化组织架构的效果。事业单位员工从入职、正式工作到离职等所有时间线上的工作都记录在员工档案中，用于人力资源部门对员工的考核和管理，有利于加强对人才资源的充分利用。

（二）有利于档案管理智能化的实现

通过调查发现，诸多事业单位的档案管理模式和方法不尽相同，但是都存在大同小异的缺点，主要体现在纸质化管理为主的传统管理模式导致工作效率低下，工作质量有待提高。在数字化智能化快速发展的今天，加强对档案管理人员的创新意识的灌输和综合水平的提高，进行完整的系统化的人力资源管理改革，学习和吸收新的管理模式，采用创新性的方式方法，可以避免管理上出现死板、僵化的问题，避免人才资源的浪费，尽早实现智能化数字化管理。

智能化时代，档案管理创新与改革是事业单位谋求发展的必选之路，通过改革创新实现人才资源价值的利用最大化，才能取得长期发展和提升。

二、事业单位档案管理的现状

（一）管理制度缺乏灵活性

政府单位特别是档案管理部门的管理制度往往保持几十年不变，而时代发展需要国家各机关单位根据实际情况，适时调整并及时修改和制定符合发展需求的管理办法，保持管理制度的完整性和灵活性。政府机关和事业单位，不仅需要重视社会职能，也要重视档案管理的重要意义和管理制度的灵活度，保证管理系统与监督体制的科学性、合理性、系统性、完整性，保障档案管理部门的人力资源管理工作顺利开展。目前档案管理工作尚存在诸多不足，譬如数据收集不全面、管理僵化和系统不完善等问题，这不利于档案管理工作的提高和顺利进行，无法达到高质量的档案管理要求。

（二）工作方式缺乏积极性

“以人为本”、“为人民服务”是对各事业单位的基本服务要求，但是由于事业单位档案管理部门缺乏先进的服务意识，无法根据用户的具体需求提供有针对性的服务和创新手段升级，整体而言档案管理工作处于比较被动的状态，积极性严重不足。我们发现，档案管理部门经常出现无法充分发挥重要档案资源信息利用价值的情况，是因为部分事业单位的档案管理部门信息闭塞，往往忽视了更新档案管理技术设备，忽略了学习最新的档案管理理念和技术方法，一味被动接受而跟不上主流趋势，降低了服务质量。

（三）管理人员缺少专业性

专业的档案管理人才对档案管理创新工作至关重要，但是由于目前事业单位编制数量的限制，影响了事业单位对专业人才的引进导致人才数量不足，影响了专业性强的技术工作的顺利开展而无法取得实质性创新成果。同时，事业单位对档案管理工作人员缺乏专业的系统性培训，部分工作人员虽然了解档案系统的基本使用方法，但是无法对后台数据进行维护和管理，也无法进行精准的档案信息搜索。再加上事业单位的档案管理人员的待遇一般并缺乏奖惩机制，导致工作人员工作动力和进取心不足，工作质量无法保障。

三、事业单位档案管理创新与改革策略

（一）提高档案管理人员能力

事业单位档案管理部门专业人才的缺乏制约了政府部门人力资源管理工作的进步，导致在档案管理工作中出现部分错误，从而影响档案资料的信息安全。因此，对专业人才的培训工作迫在眉睫。

首先，事业单位需要对当前档案工作人员的专业水平进行科学的评估，实事求是地根据具体情况制定切实可行的培训计划，从而提高工作人员的技术水平和综合能力，也有助于提高工作人员的责任意识。其次，事业单位需要对档案管理人员进行考核和学习成果监督，鼓励员工充分发挥主观能动性积极参与学习和竞争，对员工的学习成果和技能提升进行标准化考核，同时同事之间互相监督共同进步，从而推动档案管理部门工作的整体升级。

（二）增强档案管理创新意识

良好的创新意识是创新工作的前提，因此事业单位档案管理部门应明确各级工作人员的工作安排，把增强员工创新意识作为基础工作。

首先，事业单位应明确创新管理工作具体要求，落实详细的工作技能培训，要求管理人员高度重视档案管理改革工作。工作单位通过科学系统的工作指导和培训，培养工作人员创新精神和责任感，提高员工工作主动性和业务能力，使员工积极投身到档案管理工作的改革实践中去。其次，事业单位应根据本单位需求，制定一套档案管理工作的工作流程和标准，建立健全的管理规章制度和监督体制，设置合理的软件和硬件配置。现代信息技术的飞速发展可以为机关单位的软硬件配置提供技术支持，各事业单位档案管理部门应依照各自的具体情况，有针对性地提出管理标准和质量标准，确保档案管理工作内容的合理性和规范性，初步实现档案管理各个环节的信息化和现代化，合理配置和利用人力资源，使档案管理工作更准确、更便捷、更高效，逐步实现从传统纸质化到现代数字化的过渡[1]。

（三）加强纸质化与电子化共同管理

在数字化快速发展的情况下，部分事业单位迫切地希望跟上时代的发展，单方面追求无纸化和信息化档案管理方式，但是这种完全抛弃纸质文档的管理方式是存在巨大风险的。我们通过调查分析发现，档案管理资料部分缺失的情况在部分事业单位屡见不鲜，纸质化管理状态下补全资料的难度很大，而信息化管理状态下补充资料的难度大幅度降低。但是也正是因为如此，如若有外部非法侵入档案管理的信息系统，就会大大损害资料的完整性与准确性。信息化管理是一把双刃剑，一方面可以大幅度提高档案管理工作的效率，另一方面也给档案资料的信息安全带来更大挑战[2]。

资料电子化管理是目前的发展趋势，但是在发展信息化管理的同时也应重视纸质化文档的保存，作为档案管理人员应当提高信息管理安全意识，尤其要对重要资料进行双管理。纸质化文档和电子文档的共同管理无疑是双重保险，最大限度地保障信息安全。这要求各事业单位档案管理的各级人员首先要转变思想，意识到信息安全的重要性，同时事业单位应明确档案管理工作中存在的具体问题，立足长远发展和为人民服务的精神，重视档案管理创新与改革工作。首先，档案管理工作人员应端正工作态度，按照改革后的管理制度和系统的工作标准要求开展工作，细致地收集整理各项档案资料，根据重要等级程度进行严格划分并进行纸质化文档和电子化文档的共同管理，以此保障档案信息的完整、准确和安全。其次，档案管理工作也不仅仅是档案管理部门的工作，事业单位内部应将工作细化到各个部门，将工作划分到每一位工作人员身上，明确每一位工作人员的职责。单位内部采用精细化的工作方式，不仅可以实现具体工作具体到个人的目的，提升工作人员责任感和参与意识，还能提高改革创新的工作效率，尽可能早日实现电子化和纸质化的完美配合。

（四）构建智慧服务平台

大数据的发展极大促进了各个领域智慧化和智能化平台的发展，随着用户个性化需求的增多，事业单位也应该思考利用大数据搭建档案管理自动化服务平台，为用户提供定制化的个性服务。

第一，自动化服务平台可以提升数据安全性、稳定性和多样性。数字化档案管理和服务平台依托大数据和云存储功能，可以存储大量资料信息从而弥补传统信息管理中资料不全或丢失的问题；通过智慧化平台对档案资料信息进行一体化的管理，进行细致化和标准化的分类，不仅提高资料信息的私密性和安全性，还可以实现文本、数据、图片和视频等多种形式的资料存储与服务，从而弥补传统服务平台只能提供数据和文本资料服务的不足，满足用户的多样化需求。第二，数字化档案管理和服务平台可以预留多个接口实现信息共享。事业单位引入智慧化管理可以实现兄弟单位之间的资源交流与共享，实现用户的多元化访问，这不仅可以大大提高平台的实用性和利用率，还可以根据用户的需求及时提供个性化的定制服务，实现为用户提供更高效更便利的服务目标，有助于提高用户满意度。在数据和技术的双支持下，该平台可以为用户提供一站式服务，丰富的模块选择和高科技人机交互功能在提升用户使用体验的基础上，帮助事业单位档案管理部门为用户提供多元化、个性化的高质量档案供给和管理服务。在自动化服务平台建成的基础上，事业单位还可以建立完善的档案信息数据处理中心，通过对大量档案信息资源的深度整合进行精准的行业信息和数据收集，发挥资源优势和技术优势为本单位和下级单位提供数据和技术指导[3]。

（五）争取政府财政支持

无论是培养专业的档案管理技术人才还是进行自动化信息化服务平台升级都离不开资金的支持，因此事业单位需要争取政府财政支持作为经济保障。

事业单位应当根据本单位档案管理发展状况制定改革创新规划，依据国家、地方政府精神和行业发展需求，积极向政府申请专项基金。专项基金用于购买档案管理技术设备对单位信息管理设备完成升级，引进行业内的技术专家和专业人才对工作人员进行系统培训从而提高工作人员专业水平和综合能力，保障档案管理制度和工作方式方法的持续深化改革与创新。事业单位进行纸质化档案和电子化档案共同管理，搭建信息化智慧化的自动服务平台，建设单位局域网和信息共享网络，连接档案管理服务平台与办公室OA系统等都需要源源不断的经费投入。因此，政府的资金支持是事业单位落实科学档案管理模式，深化人力资源管理改革创新事业的有力保障。同时，事业单位内部应合理规划专项资金的使用，设立专项资金测算投入机制，加强对资金的管控避免造成财政浪费；加强对档案管理项目的审核和评估，谨慎认真选择项目，充分发挥财政资金的作用，把资金用到实处用到最关键的地方，保证档案建设与创新改革的可持续发展

[4]。

结语：社会发展日新月异，事业单位需要不断满足用户更多样更个性化更高标准的需求，提供更及时、更便捷、更人性化的高质量服务，因此档案管理部门需要适应新时代的发展，从专业人才培训、服务理念加强、服务平台升级等多方面持续进行创新改革的探索。相信在未来，事业单位档案管理部门可以依托政府支持和人才支撑，借助科技和技术发展，持续深入地进行改革，创新发展人力资源档案管理事业。

参考文献：

[1]王洪英.事业单位档案管理创新与改革对策探讨 [J].兰台内外,2024,(16):67-69. 

[2]李昕.大数据时代事业单位人事档案管理创新思考[J].陕西档案,2024,(01):39-40. 

[3]徐鸿燕.事业单位档案管理创新与服务模式改革研究    [J].内蒙古水利,2024,(02):106-107. 

[4]程念兵.浅谈事业单位档案信息化管理的优化路径[J].黑龙江档案,2023,(06):138-140.