数字化校园环境下高职院校档案信息化建设研究

数字化校园环境下高职院校档案信息化建设研究

刘蓉

湖北国土资源职业学院  430090

摘要：随着信息技术的发展，信息技术逐渐地在教育行业之中应用，极大程度上方便了教育部门各项工作的开展，当前数字化校园环境已经成为教育行业发展的趋势。对于高职院校来说，档案管理工作是重要的工作之一，其影响着高职院校的教育与管理工作，在数字化校园环境下，高职院校档案管理工作也逐渐地向着信息化方向发展，档案信息化建设促进着档案管理工作效率与质量的提升，为高职院校教育与管理水平的提升提供着支持。因此，高职院校在数字化校园建设的过程中，应当重视高职院校档案信息化建设，本文将对于数字化校园环境下高职院校档案信息化建设进行讨论。

关键词：数字化校园、高职院校、档案信息化

在信息技术的支持下，高职院校已经逐渐地形成了数字化校园环境，逐步实现了各项工作的数字化，在教育与管理方面的效率与质量也逐渐地提升。在数字化校园环境下，高职院校的档案信息化建设工作是非常重要的，其是适应高职教育发展总体需求的，能够提升职业技术学院的工作效率和管理水平，为高职院校教育与管理工作的优化提供支持。但是在当前高职院校档案信息化建设中，却存在着一些问题，影响着高职院校档案信息化建设，其主要存在的问题有档案工作人员素质不高，档案管理的制度与法规不健全，以及档案资料使用和发展具有滞后性，这些是在进行档案信息化建设的过程中需要重点解决的问题。

一、高职院校档案信息化建设的必要性

（一）适应高等职业教育发展需求

对于高职院校来说，实现档案信息化建设，能够适应高等职业教育的发展需求。在高等职业院校的日常工作开展中，档案管理工作是非常重要的，关系着高职院校日常的教育工作、管理工作以及科研工作，是保证高职院校各项工作有序开展的重要工作，高职院校要想提升自身的管理水平与教育质量，做好档案相关工作是非常重要的，因此来说档案工作关系着高职院校的发展，而通过档案信息化建设，提升档案管理工作的水平与效率，能够促进高职院校的发展。对于高职院校的数字化校园环境的构建来说，档案工作的数字化建设是重要的内容，利用现代先进信息技术代替人工来开展档案管理工作，使得高职院校的档案向着标准化与规范化的方向发展，为高职院校各项工作的开展提供支持，从而促进高职院校的发展，满足高职院校的发展需求。

（二）提高高职院校工作效率与管理水平

通过档案信息化建设，能够提升职业院校各项工作的效率与管理水平。原来的档案管理模式是比较落后陈旧的，传统的档案管理在效率、质量方面都难以满足高职院校的发展需求，甚至会对高职院校的日常工作与管理造成影响，而通过档案信息化建设，促使档案管理工作向着现代化、高效化的方向发展，也能够促进高职院校日常工作效率与管理水平的提高。在信息化技术的支持下，档案管理工作的检索与储存变得更加地方便与准确，在传统的档案管理工作中，要想进行档案检索工作，获取想要的档案资料，会消耗大量的时间与精力，并且操作不当还可能造成档案的磨损。但是通过信息化技术的利用，将各种信息资料实现电子化转变，能够大幅提升检索效率，同时也能够保证档案在储存的过程中尽可能避免损坏[1]。

二、高职院校档案信息化建设的问题

（一）档案工作人员素质不高

首先来说，在当前许多高职院校的档案信息化建设中，档案工作人员素质不高会影响档案信息化建设的进程。在档案信息化建设的过程中，保证充足的高质量人才是促进档案信息化建设的关键，档案信息化管理的建设与实施，涉及新的技术与新的管理模式，如果工作人员的素质不高，不具备较高的专业素养以及需求的信息素养，那么就会影响档案信息化建设，甚至说在档案信息化建设中出现更多的问题。

（二）制度与法规不健全

在当前高职院校档案信息化建设中，存在着制度与法规不健全的问题，造成高职院校的档案信息化建设缺乏规范性，甚至部分高职院校的档案信息化建设成果并不适应学校发展的需求。我国高职院校的管理模式大多是独立管理，因此一些高职院校在进行档案信息化建设的时候可能会参照别的学校或者是一些企业，但没有结合自身发展需求，并且缺乏相关规范的约束，因此在实际档案管理工作开展的过程中，对各种类型文件的登记规则不兼容，影响着档案信息化建设的效果[2]。

（三）档案资料使用和发展具有滞后性

在当前许多高职院校的档案信息化建设中，仍然还是使用传统的档案处理方法，未能够发挥出档案信息化管理的优势，仅仅是将档案进行简单地归类与储存。同时高职院校在资料库建设的过程中，也仅仅是建设项目资料库，并未建设全文资料库，在进行信息查询的时候未能够充分体现出信息化技术的优势。

三、数字化校园环境下高职院校档案信息化建设策略

（一）加强档案工作人员的培训

首先来说，数字化校园环境下高职院校档案信息化建设，应当重视对档案工作人员的培训，让其能够掌握相关理论与技术，来支撑档案信息化建设的推进。首先，应当针对档案工作人员的档案管理能力进行培养，让其学习先进的档案管理理念与技能，改变传统的管理思维。其次，应当重视对于档案工作人员的信息素养的培养，让档案管理人员学习相关的技术与知识，提升其数据加工水平与信息化应用能力，从而满足档案信息化建设的需要。

（二）概念变革

为了能够顺利进行高职院校档案信息化建设，应当做好概念方面的转变，让档案管理人员正确地认知档案管理工作，贯彻先进的档案管理理念。为了能够有效地转变工作人员的档案管理观念，应当加强对于档案管理工作的重视，发挥高职院校领导阶层的引导作用，重视对于档案管理工作的宣传，从而为档案管理工作的开展创设良好的环境，为档案信息化建设打下良好的内部环境基础。

（三）完善档案信息化工作标准

实现档案管理信息化建设，需要完善高职院校的档案信息化工作标准，标准是工作开展的指导，也是新的工作模式建设的引导工具。高职院校需要依据自身档案管理工作的实际情况，以及自身对档案管理工作的实际需求，科学地制定档案信息化工作标准，凭借着工作标准的约束作用，避免在开展档案管理工作的过程中，出现管理混乱以及各种管理问题，使得档案管理工作有据可依，档案信息化建设的内容与方向也有明确的指引[3]。

（四）强化档案安全建设

实现对于档案管理的信息化建设，需要重点做好档案安全建设，信息化技术在档案管理工作中的应用是一把双刃剑，虽然极大程度上提升了档案管理的效率与质量，但是也增加了档案资料泄漏的风险，并且档案资料的数字化形式也不是绝对不会丢失与损坏的，如果受到恶意攻击以及病毒侵入，很可能就会造成数据资料的丢失与损坏。因此，在进行档案信息化建设的过程中，必须同时加强档案安全建设，做好防火墙技术等网络安全技术的应用，为档案信息化管理创设安全的管理环境。

（五）加强信息平台搭建

实现高职院校档案信息化建设，应当加强信息平台的搭建，充分利用信息技术，实现信息数据的处理与共享。高职院校应当积极地引入先进的管理系统，创设管理信息平台，依据自身档案管理工作的要求丰富信息平台的功能，从而提升档案工作的服务质量。

四、结语

总的来说，数字化校园环境下高职院校档案信息化建设，应当加强对档案管理人员的培训，做好概念变革，完善档案信息化工作标准，强化档案安全建设，加强信息平台的搭建，从而高质量地开展档案信息化建设。

参考文献：

[1] 艾江红. 基于数字化校园环境的高职院校档案信息化建设分析 [J]. 信息记录材料, 2021, 22 (01): 119-120.

[2] 邓福明. 基于数字化校园环境的高职院校档案信息化建设分析 [J]. 参花(下), 2020, (10): 46-47.

[3] 徐茵. 基于数字化校园环境的高职院校档案信息化建设研究 [J]. 办公室业务, 2017, (05): 45-46.

基金项目:中国地质学会职业与继续教育教育研究分会2023年度开放基金课题阶段性研究成果，职业院校的继续教育服务促进乡村人才振兴发展研究(课题编号:ZGDX20230004)

作者简介:刘蓉(1982一)，女，汉族，湖北省武汉市人，武汉大学文学硕士,湖北国土资源职业学院，馆员，研究方向:档案管理