民办高校二级学院教学秘书工作职能探索

民办高校二级学院教学秘书工作职能探索

段欣

中南林业科技大学涉外学院 湖南，长沙 430000

摘要：高校教学秘书是高校基层教学管理中最重要的环节，教学秘书既保障着二级学院日常工作的有序运行，同时也是基层教学管理工作的执行者和组织者。本文从民办高校为例，阐述二级学院教学秘书工作的职能与定位，结核自身工作对存在的问题加以分析。

关键词：民办高校；教学秘书；管理工作；

教学管理工作是民办高校最重要的教学工作之一，教学质量的高低与教学管理水平有非常紧密的联系。民办高校教学秘书是二级学院教学管理的主要要力量，是协助二级学院领导处理学院教学管理相关事务的主要成员，教学秘书起到服务二级学院师生、积极反馈信息，上传下单的作用。他是学院领导、老师、和学生的关键纽带。教学秘书作为教学管理工作的关键参与者，他的教学管理能力直接影响到二级学院教学工作的的正常运行。本文从二级学院工作职能入手，对民办高校教学秘书工作进行分析，探索民办高校二级学院教学秘书工作职能与管理模式的改进措施。

民办高校二级学院教学秘书工作特点

（一）服务性。教学秘书工作主要是为老师和学生服务、为教学服务。在日常教学运行过程中，教学秘书不仅要做好日常教学管理工作，同时要协助二级学院教学院长完善各类教学活动和教学文件的制定、教学成果申报、学院发展规划等等。

（二）复杂性。民办高校二级学院教学秘书工作需要对接多个学校职能部门、学校领导、任课老师、辅导员、学生等等。经常出现一项工作同时对接多个群体的情况。同时他们除了做好日常教学管理工作以外，还需要处理一些突发情况，时刻避免教学事故的发生，这就决定了教学秘书工作的复杂性。

（三）协调性。二级学院教学秘书工作经常会出现需要对接多个部门的情况，对接的工作内容都较为复杂、繁多、琐碎。教学秘书不紧要准确的将其他职能部门的信息传达给二级学院的师生，而且也要把二级学院的各类信息整理分类提交给相关领导和部门。教学秘书在以上工作内容中起到了上传下达、互通有无得作用。所以只有充分发挥协调能力，在日常工作中提高解决问题能力和分析能力，不断提升服务质量，才能更好的开展各项工作。

（四）准确性。教学秘书的日常工作中需要有非常高的精准性，他们是获得各职能部门信息第一手资料的来源者，信息传递的主要力量。所以要求教学秘书需要有非常细致、准确的工作能力，如果在信息源头上出现错误，可能会导致二级学院出现严重的教学事故。

（五）时效性。在二级学院日常的教学管理过程中，很多相关工作是由严格的时间节点的，例如提交教研教改的截止时间，教学成果申报、考试报名等等。因此二级学院教学秘书需要对各项工作的时间节点有强烈的敏锐度。避免因为时间上的错误，影响相关老师的项目申报和成果统计，从而造成无法挽回的损失。

民办高校二级学院教学秘书岗位基职责

（一）教学管理工作。教学秘书需要根据学校教务处的通知安排，协助各专业修订教学计划、人才培养方案，然后根据开课计划和学院工作安排进行课程安排。课程安排需要统筹管理考量，要考虑专业课程特点、教师特殊要求、地点、时间、班级等等因素。同时在正常教学过程中，当突发状况需要进行课程调停课时，教学秘书需要积极协调处理，并报备教务处和教学质量监控中心。同时教学秘书还需要对学生专业实习、专业认知实习、毕业实习等相关实习工作提前进行计划安排，实习结束后以教师为单位收齐学生相关实习报告并归档保存。督促相关专业老师及时上传实习成绩。不仅如此，教学秘书负责毕业班毕业设计 （论文）工作，毕业论文相关管理工作周期较长，其中包括论文动员、毕业论文选题、毕业论文开题、毕业论文期中检查、答辩等，二级学院根据教务处总体安排基础上制定学院的具体实施方案，统筹管理指导老师和毕业生开展相关工作，最后上报成绩并归档所有毕业论文材料。配合抓好 毕业设计（论文）质量，按照学校和学院要求规范开 题、中期检查、答辩等主要环节程序，帮助提高学生毕业设计（论文）的质量和水平，积极配合指导教师 申报校级优秀毕业设计（论文）。

（二）教科研工作。教学秘书在教科研工作中的角色和职责是至关重要的，他们不仅是学院教学、科研日常事务的管理者，还是各项教学、科研活动顺利进行的保障者。教学秘书需要根据学校教务处的各项通知，组织二级学院的相关教师参加各类教改、科研等项目的申报、中期检查、结题工作等。

（三）学科竞赛和学生项目申报工作。根据学校和教务处下发的各类竞赛通知，积极配合组织二级学院初赛，并汇总上报数据，保证报名工作顺利完成。例如全国大学生广告大赛、工业设计大赛等等。二级学院需要积极联系相关老师，配合完成软硬件配置，保证竞赛顺利进行。同时每年春季学期还要做好二级学院大学生创新创业训练项目、大学生创业计划书大赛的申报和二级学院初赛工作。及时推选合适的项目到学校。

民办高校二级学院教学秘书工作现状

（一）工作繁杂。教学秘书是教学管理工作不可或缺的一部分，但是由于民办高校的特殊性，师资普遍不稳定，经常出现突发状况。同时民办高校二级学院的教学管理人员构成较为简单，基本为教学院长、教学秘书两部分组成。每个二级学院基本配备两名教学秘书，但是教学秘书同时贱人多项工作失误，总体工作任务较重、项目繁杂。

（二）学校对教学秘书工作不重视。大部分民办高校更加重视教师的科研建设发展，对于教学管理工作的重视程度不高，导致教学秘书在职称评定、培训、职务等方面的机会欠缺，教学秘书在保证学院日常教学工作顺利进行中起着重要作用，但在学校教职工优秀屏蔽工作、教科研申报工作、外出培训活动给予教学秘书的机会少之又少。学校在制定相关政策、规章制度的时候没有考虑到教学秘书的发展方向，降低了教学秘书工作的积极性。

（三））管理制度及培养制度不健全。民办高校现在最缺乏的就是系统的完整的教学管理规章制度，有的规章管理制度不符合民办高校的特点,发挥不出制度的优越性。民办高校在教学秘书岗位的外出培训、学习方面投入的资金较少，也没有重视此项工作。在教学秘书的培养方面较公办院校尤为欠缺。在教学秘书业务学习、岗位培训等方面没有足够重视。多数民办高校缺乏对教学秘书人才培养的短期及长期规划，只注重眼前的工作，对其培养没有长远的规划。但是殊不知教学秘书水平的高低直接影响着二级学院教学管理水平的高低。

结语

   民办高校教学秘书是二级学院教学管理工作十分关键的岗位，起到承上启下、贯穿联通的重要作用。学校和二级学院莹加强对二级学院教学秘书工作的重视，有针对性的解决教学秘书工作中的诸多问题，加强教学秘书队伍建设，进一步提高民办高校的教学管理水平。

参考文献

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[2]古秋香.民办高校教学秘书工作难点探讨[J].教学研究,2014(11):34.

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