业务系统与档案管理系统归档集成框架探究

业务系统与档案管理系统归档集成框架探究

王娟

荣耀终端有限公司 广东深圳 518000

摘要：业务系统与档案归档管理系统归档集成是进一步提高电子文件归档工作效率和质量的重要途径，同时也使得当前提高业务能力和工作效率需要重点关注和解决的问题。基于此，本文对业务系统与档案管理系统归档集成框架的构建与内涵开展了深入分析，为构建完善的业务系统与档案管理系统归档集成提供参考。

关键词：业务系统；档案管理；归档集成；框架

前言

随着数字化技术的发展与应用，促使业务开展模式发生了巨大的改变，各项业务的开展也转变为线上操作，进一步提高了业务工作效率和工作质量，业务员系统实现了事务的高效处理，并成为主要的沟通和交流平台。在业务活动中为提高各类电子文件流转和处理的效率，应积极构建业务系统与档案管理系统归档集成框架。

一、业务系统与档案管理系统归档集成框架构建

（一）理论基础

在业务运营进程中，将业务系统与档案管理系统实施归档整合，能够给予坚实的理论指导，并且符合电子文件归档的基本要求，实现了档案信息系统的高度集成，为业务工作的开展提供可靠的支持。在集成框架构建过程中，为了满足电子文件归档工作的要求，框架构建过程中应充分考虑到电子文件自身的寿命周期以及全过程管理要求，这样才能为集成框架的构建提供参考。电子文件自身的使用价值是存在寿命周期的，在业务系统与档案管理系统归档集成过程中，需要深入分析和研究电子文档的使用寿命以及所应用的领域，这样才能促使构件的框架系统能够实现电子文件的高效合理利用，并且能够满足归档工作的现实要求。电子文件归档过程中，需要深入分析电子文件业务系统与档案管理系统中存储资料之间的联系，并利用专业的技术手段实现资料的转换与传输。电子文件生命周期理论中强调电子文件从形成到销毁整个过程是完整性的且不可分割的过程，在框架建设过程中应确保在不同的系统内的完整保存，并且应达到不同系统中电子文件管理与保存的协同性[1]。为了实现集成系统的有效利用，在框架构建的过程中需要结合层次性划分方法，对框架构建的不同要素做出精准的分类。业务系统归档集成工作是一项系统性工作，应掌握系统中不同类型要素之间存在的逻辑性关系以及内在联系，这样才能构建层次清晰且体系健全的框架。

（二）识别框架要素

1、业务系统与档案管理系统归档集成要素识别主要目的是能够更好地完善集成效果，这也是集成规定工作重点考虑的内容，归档集成要素主要来自实践工作需求。根据工作实践情况，对归档要素深入分析，由于实践调研工作开展的难度较高，因此，本文采用文献调查法和实践调研相结合的方式对归档要素进行识别。在文件调查过程中，应认识到不同业务系统之间存在的个别与一般的辩证关系，这就需要在具体研究过程中按照个别到一般的思路更加准确地识别归档集成要素。

2、要素提取与选定。为了确保不同研究中的叙述达到更高的统一性和规范性，同时也为后续归档集成框架构建提供分析依据，则应参考（GB／T18894—2016）《电子文件归档与电子档案管理规范》中提出的术语和定义，对具有代表性的文件开展分析，总结了PDM系统、OA系统、3D模型系统、ERP系统以及财务管理系统的归档集成要素。但是这些归档要素并不是适用于所有业务系统归档集成，需要根据特定的业务系统对这些要素的重要性以及价值进行提取和分析。

3、框架内容设计。基于框架理论内容，考虑业务系统归档集成要素间存在的关系，构建了自下而上的框架其中，具体为数据层和业务层以及接口层和功能层。

二、业务系统与档案管理系统归档集成框架的内涵

（一）明确集成归档对象并实施差异化管理

数据层的归档集成需要考虑电子文件和元数据，并且由专业技术人员通过深入分析掌握归档集成对象的主要来源以及组成情况，为实施差异化管理提供依据。现代化技术的应用促使对大量信息的处理效率更高，对数据的解析与理解也更加深刻和具体。对于档案管理对象来说，在空间管理上也发生了较大的改变。在实践工作中也更加重视数据库文件和数字交付模型等数据态文件的处理，并已经纳入档案管理对象中[2]。考虑到不同业务文件管理存在较大的差异，这也是归档集成工作中应考虑的重要问题。以数据形态存在的文件在系统中以数据驱动和模型驱动的核心业务中体现。考虑到数据态文件的归档集成的难度较大，应在达到四性基础上对文件的内涵以及语义上的完整性开展深入分析并解决现存的问题，并且要将数据态文件语义中涉及的相关要素完整的保存。

（二）制定面向前端控制的业务操作规则

制定规则配置的全面性和精细化是业务操作水平提升的重要依据。一些模拟态文件归档实践中已经总结了适应二者要求且较为熟练的业务操作规则。但是从规则实施的整体情况来看，一些业务操作规则更加适用于手动归档工作，存在一定的滞后性。在业务环境下，为提升归档的自动化水平，需要配置更加全面和精细的业务操作规则。此外，应考虑到多方面因素的影响，业务操作并不能全面实现自动化，针对特殊性的业务操作规则应当实施科学合理的配置，将业务操作规则渗透到归档集成系统中，并将手动操作作为辅助。

（三）开发技术型和接口完善的归档集成接口

业务数据的高效传输与存储，应深入研究和开发与之相适应的归档集成接口。数据接口在开发期间，需要明确开发技术的应用以及接口架构的科学设计，并详细标定接口的工作流程和接口设计技术等相关内容。接口开发技术类型的选择对归档集成框架构建的科学性具有直接关系，应根据现有的研究成果，对新型的归档接口开发技术进行对比分析，找到适合业务系统与档案管理系统归档集成框架构建相适应的技术类型，根据不同类型接口开发技术所应用场景的差异性，考虑到不同技术的优势和不足。Web Service技术，具有技术原理简单和操作便捷的优势，能更好地满足不同业务系统的归档集成场景需求[3]。

（四）构建具备较强管控能力的功能体

为了有效实施和规范化操作数据层与业务层的相关要求，在业务系统与档案管理系统的归档集成工作中，应基于这两个业务层的实际情况，构建具有差异化的功能管理策略。首先，确保电子归档四性为核心的功能建设获得预期的成效。应认识到电子文件四性保证体系的构建是实现电子文件存储与管理的基础。对于模拟态文件归档工作来说，不需要考虑文件的四性问题，在归档过程中只需要解决纸质文档与电子文档协同性管理问题[4]。其次，更好地支撑归档全过程中的功能性建设。确保电子文件所具有的原始记录性，进一步发挥出电子文档的应用价值，由于业务系统归档集成属于系统性的工作，应保证电子文档的真实性和完整性以及可用性，同时也需要在整个业务系统归档集成中的准确性和安全可控性。因此，构建归档过程管控以及安全管理功能是非常关键且重要的内容。

结束语：

业务系统与档案管理系统归档集成框架的构建能为业务系统与档案管理系统的归档集成提供可靠的指导，并能够更加深入地理解和掌握归档集成相关要素，为规范业务操作细则和集成功能的发挥提供一致性的工作要求。

参考文献：

[1]李海涛,王小兰,陈华宇.国有企业业务与档案管理系统集成调查研究——以韶关钢铁集团企业档案馆为例[J].档案学研究,2019(5):

7.

[2]孔斌.行政审批业务系统与档案管理系统数据交换及共享利用研究[J].中国宽带,2021(9):1.

[3]魏云霞.OA系统与电子档案管理系统归档接口设计研究——以北京市轨道交通运营管理有限公司接口建设为例[J].北京档案,2023(9

:36-38.

[4]吴志杰,王强.组织机构视角下的业务系统电子文件归档:问题,理念与策略框架[J].档案学通讯,2020(4):8.