办公室如何建立良好的工作习惯

办公室如何建立良好的工作习惯

陈浩

（福建福清核电有限公司，福建福清350318）

摘要：为进一步做好挖潜保增长工作，深挖潜能，增收节支，降本增效，办公室作为公司第一部门，需要带头建立好“四查四改四促进”良好工作习惯。一是查成本意识，改浪费行为习惯，促进思想观念更新；二是查浪费现象，改粗放管理方式，促进管理精细精准；三是查控本制度，改过程控制不力，促进制度有效执行；四是查增效措施，改工作薄弱环节，促进生产优质高效。

关键词：办公室、成本意识、服务意识、降本增效

办公室作为公司的窗口部门，一言一行将会影响其他部门的工作作风，如何深挖潜能，增收节支，降本增效，必须建立良好的工作习惯。办公室树立良好的工作习惯就可以起到带头作用，引导各部门切实认清当前经营形势与企业发展任务，树立过“紧日子”的思想，增强“向内挖潜”的意识，自觉将岗位工作与企业经营任务结合起来，在岗优企、在岗为企，从岗位做起、从自身做起、从细节做起，以实际行动全公司形成养成良好的工作氛围，促进效率提高。因此办公室要从以下几个方面做好降本增效的工作：

一、查成本意识，改浪费行为习惯，促进思想观念更新

实行全员成本管理，办公室作为后勤、总务、外事和接待管理归口部门，要以“管理+效益”为目标，对物资采购、接待、会务费用等开销进行严格控制，确保费用控制在预算费用范围以内。

物资采购方面，办公室倡议按照同一款式购买，便于后期综合调配；优先调配现有办公资源；小额项目在采购阶段根据协议供货商进行竞争性谈判，争取最优价格，大额项目进行统一招标，争取最大的售后服务和价格条款。

在接待的过程中，坚持不讲排场，不铺张浪费，办公室结合实际情况，明确规定了接待的范围、内容、标准及审批程序，接待工作坚持以公司正常生产经营和可持续发展服务为宗旨，按照有利公务、节俭务实、杜绝浪费的原则开展。

办公室要建立健全科学的成本管理体系，推行目标成本管理和全过程的成本控制。要制定低值易耗品、办公用品等费用定额和开支标准，降低办公费用。鼓励修旧利废，不断降低材料消耗。确保成本意识得到真正落实，改浪费行为习惯，促进思想观念更新。

二、查浪费现象，改粗放管理方式，促进管理精细精准

办公室作为服务部门，虽然不能直接产生经济效益，但效益和效率、效能意识始终是办公室工作的方向。办公室坚持向管理要效益。办公室要定期清查浪费现象，办公时间外坚持不定期提醒各部门关窗关电，减少办公耗材。从自身出发，坚持文明节约办公，合理控制办公费用，从细处做好公司节约办公表率，严格审核办公用品使用情况，做到物尽其用、杜绝浪费，落实从点滴做起，循序渐进，如：每天离开办公室时检查一下各种用电设备的电源是否关好；在需要喝热水的时候才打开饮水机加热开关；厉行无纸化办公，双面用纸等。

上述管控措施要联系工作实际，制定有针对性、操作性的实施方案和保障措施，将具体要求分解到班组，落实到个人，实现人人有指标、人人有责任、人人有行动。

三、查增效措施，改薄弱环节，促进工作规范有序

办公室要对标同行优秀实践，努力改进自身工作薄弱环节，学习他人长处，向高标准、高质量看齐，争做一流，同时也适应科学决策和为领导提供帮助的需要。

一方面，办公室各科室通过定期对工作进行经验反馈、工作技能培训以及劳动竞赛等手段，加强了对员工能力和创新性思维的培养；同时，在工作上严格遵照法规标准和编校审批程序，坚持闭环管理，促进了工作的规范有序。另一方面，办公室人员坚持解放思想，大胆创新，在与领导者进行知识结构互补、思维方式互补以及年龄和心态互补的过程中，运用自己的判断力、分析力、想象力，不断拓展想象空间，力图高屋建瓴地把辅助职能作用发挥得淋漓尽致。作为参谋助手的办公室，无论是办文、办会、办事的各个环节，坚持以“站位要高，把脉要准，应变要快”标准要求自身，用战略的眼光分析形势，以创新的思维考虑问题，在借鉴和继承过去一切行之有效的办法和措施的同时，不断取得新突破。

在工作中，办公室建立、健全各项工作制度，做到靠制度管人，靠制度管事，使办公室工作和创新走上规范化、科学化的轨道；据形势的发展和工作重心的变化，动态完善制度；对已有的规章制度进行认真梳理，查漏补缺；不断总结经验，把重复性、程序性的工作理出其内在规律，并形成制度，使每项日常工作都有章可循；克服工作的盲目性和随意性，使之更加科学、更加合理、更加严密。

四、查服务意识，改进工作作风，促进工作优质高效

办公室服务水平的高低，直接代表着公司的形象，服务质量直接影响了管理水平。办公室加强对办公室工作人员的教育和管理，牢固树立“办公室工作就是服务”的思想。加强业务学习，要求办公室人员模范遵守单位的各项规章制度，坚决克服自由散漫、纪律观念淡薄等不良倾向；在工作中，牢固树立了办公室工作无小事的理念，严谨细致地做好每一个环节的工作，尽量避免或减少差错，进一步强化优质服务意识。不论是筹备会议、起草文稿、传递文件，还是接听电话、收发传真、下达通知等，坚持做到大事大办、小事大看，大事不误、小事不漏。对每一项工作尽心尽责，对每一个环节精心把关，促进工作优质高效。

办公室的服务意识和优良作风要与落实公司年度工作会部署相结合，与中心工作相结合，紧紧围绕公司生产经营实际，坚持统筹规划、协调推进原则，找准活动切入点，切实把服务意识渗透到工作全过程，同时进行定期检查督促。负责人要以身作则，加强对活动的指导和检查，层层落实责任，杜绝走形式、走过场。

总结：

办公室要保持一颗事业之心、进取之心、责任之心。针对当前生产、经营、技术、管理过程中的短板和薄弱环节，认真分析，查找出影响降本增效的瓶颈，可能的成本降低点和增效点，建立良好的意识，借鉴行业先进标杆，养成良好的工作从而完善改进措施和提高工作指标。