国企人事档案管理工作存在的问题及对策探讨

国企人事档案管理工作存在的问题及对策探讨

翟静璇

华电新疆发电有限公司乌鲁木齐分公司 新疆乌鲁木齐市 830000

摘要:众所周知，对于任何一个国企而言，人事管理工作都具有十分重要的作用。良好的人事管理工作不仅能够大大提高和促进国企的运行和管理水平，同时也能够使得“人尽其才”。人事管理本质就是人力资源管理，即对企业或组织的人事方面进行科学合理的计划、组织、指挥协调、信息以及对一系列管理工作进行控制。

关键词:国有企业；人事档案管理；宣传意识 一、国有企业人事档案管理工作存在的问题

目前，在我国企业中，有许多私营企业或民营企业只是重视企业经济效益方面工作的开展，对于人事档案管理工作的重视力度不够，甚至连专门的人事档案管理机构都没有，有的企业对人事档案管理工作的具体概念、范畴、意义一概不知。国有企业相对来说人事档案管理工作开展情况还算正规，但是近年来随着环境和平台因素的影响，加之企业在办公地点、管理经费、工作设备、人员编制等方面因素的限制，导致了人事档案在所在单位存在着随意堆放、无序管理和存取不规范等问题，不同程度的管理混乱局面愈演愈烈。但是，当前随着职工职业生涯发展形势的深入，以及多种因素对于档案管理工作的综合影响，使得档案材料的更新工作面临着极大的困难，档案内容往往在大学毕业后就面临“截流”的局面。人才交流中心存放的个人档案与员工的工作单位之间，似乎没有任何的关系，也造成了在人事升迁调动过程中，所在单位不能及时的对个人档案材料进行查阅。综合来看，国有企业人事档案管理工作主要存在以下问题：

1.1不能正确的认识档案管理工作的重要性

档案管理工作作为一项服务性的工作，往往是成绩难以显现、责任极为重大的一项工作，因为其的隐匿性不太容易引起人们的重视，甚至很多人认为可有可无。在有些单位，管理者对于档案管理工作的意义缺乏清醒的认识，认为人事档案管理就是存档和提取的简单工作，缺乏足够的重视和关心；还有的单位觉得档案管理工作就是简单地装订和整理工作，认为什么人都能做好，所以在工作人员选用方面过于随意。这些错误和片面的看法对档案管理的质量有着直接的影响，也打击了广大档案管理工作者的自信心和存在感，降低了工作效率。

1.2档案管理人员整体业务素质相对较低

作为一项政策性较强的工作，人事档案管理工作需要相关工作人员在个人业务素养方面过硬，更需要其具备熟练的计算机操作水平。但是，因为我国国有企业档案管理人员近年来流动性相对较大，很多档案管理人员在岗位调整和职务升迁过程中被不断更新，导致了档案管理工作人员队伍“常换常新”，练手的新人多、干活的熟人少这一局面极为普遍，这就导致档案管理工作多是流于形式。

1.3人事档案信息缺乏可用性

由于缺乏档案材料收集归档工作制度，档案管理人员对于各项工作规定的执行极为不规范，归档收集工作开展滞后性比较强、缺乏主动性。经常出现发生人员调动升迁或急需调阅相关人员档案材料却无迹可寻、无档可索的尴尬局面。有的企业在人事档案管理中，存在着材料补充不及时、不全面、不真实等问题，使得档案材料形式和内容出现大范围的雷同，比如很多员工的考核评价和鉴定意见都是换汤不换药、大同小异的套话和大话，很难对员工的工作实际真实反映出来，对人事档案质量产生严重的影响，档案利用率得不到保证。

1.4人事档案管理信息化水平过低

近年来，在网络信息技术发展的形势下，档案工作信息化建设水平得到了大幅的提高，档案信息化共享服务正在成为趋势，人们可以借助微信公众号、手机APP来对信息进行实时化、远程化的调阅和使用。但我们也要清醒的认识到，当前我国国有企业在档案管理方面，距离数字化、自动化、远程化、网络化的目标差距还很大。国有企业档案管理工作中有的企业甚至还没有配备信息化管理软件，人事信息缺乏相关数据库的支撑，电子档案建立工作更是进展缓慢。

二、做好国企人事管理工作的建议

2.1增强人事档案管理的责任感

首先对于新时代的国企而言，加强人事档案管理工作就必须要摒弃以往的旧观念，重新树立起科学的现代化管理理念。要牢固树立“人事档案无小事”的思想，认真对待每一份档案材料，做好从收集、鉴别、整理的每一环节，对收集到的每一份材料进行仔细鉴别，去粗存精，去伪存真，将不属于归档内容或没有保存价值的材料予以清退，对系列或成套材料，查漏补缺，达到完整、真实、精练、实用”的高要求，保障全面、客观地反映干部的政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、专业技能、工作实绩等方面的情况。切实提高人事档案工作的利用服务水平，切实发挥档案在干部人事工作中的作用，对于组织部门坚持公道正派、选好人用好人具有重要意义。

2.2完善科学合理的人事档案管理制

对于现代化的国企的人事管理工作而言，在进行岗位设置时需要进行全方面的综合科学的考虑，设置出符合时代发展需求的工作岗位。对每个岗位展开规划，对每个人员的素质能力水平指出准确的要求，用岗位要求寻人，切实夯实档案工作队伍的业务水平。要想从根本上提高人事档案管理水平，日常工作中，对接收干部档案和收集档案材料时，要严把关，狠抓各项工作制度的落实，加大鉴别工作力度，保证接收的干部档案各类材料齐全，将档案审核工作长效机制落到实处。加强档案管理工作指导检查工作的定期性，及时地发现和处理问题。还要争取进一步加大在档案管理工作硬件设施基础建设方面的投入，做好相关专项预算，确保落实到位。尤其是对于档案的保护、维修和抢救工作一定要高度重视，重点保障档案信息化建设工作的开展。

2.3加强信息化、科学化建设，提高人事管理的工作水平

21世纪是信息化的时代，信息化已经席卷全球各行各业的每一个领域和环节，因此，现代化的人事档案管理工作也必须进行信息化、网络化升级，这不仅可以提高人事管理水平和工作效率，同时也能够降低运行管理成本。信息化在现代的人事管理当中的应用主要是运用在信息化的人事档案管理信息系统当中，通过信息化的人事档案管理系统，可以使人事管理工作走向信息化、科学化，有利于单位对员工的信息进行全面的了解和掌握，同时也有利于员工对单位的发展现状和时代的发展潮流有一个清楚的认识和掌握，做到胸怀大局，眼光长远，为科学决策奠定坚实的基础。

2.4注重管理人员的素质培养

目前很多国企的人事管理工作人员并没有具有专业的人事管理知识，专业素质不高，甚至存在着一些单位没有设置专门的人事管理部门，而是由领导兼职，这显然是不符合时代的发展要求的。可以说，国企的人事管理工作的人员素质将直接关系着单位的人事管理制度的科学与否，以及人事管理制度能否落实到位，另外重大决策的制定以及单位的远景规划也和人事管理人员的素质息息相关。因此，需要不断加强人事管理人员的专业素质，通过聘用引入专业的人事管理人员，定期对国企的现有人员进行培训，同时定期为员工提供各种学习、深造与交流的机会和平台，从而有效促进内控管理体系的良好运行。

结语：

综合全文来看，作为企业人力资源管理工作的重要组成部分，人事档案管理对于国有企业整体管理工作的开展具有极为重要的意义。特别是能够不断地促进国有企业人才队伍的建设，规范国有企业选人用人、任人唯贤的体系建设，为国有企业人才队伍建设水平的进一步提升营造良好的氛围，奠定坚实的基础。

参考文献:

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[3]姬鹏,李鹏.浅析事业单位人事档案管理存在的问题及对策研究[J].今日中国论坛,2018(2):416-417.