关于档案信息化建设与档案管理的思考

关于档案信息化建设与档案管理的思考

归燕

新疆伊犁州教育局哈萨克语言文字研究室 835000

摘 要：为了提高档案管理工作效率，管理部门要使档案管理工作朝着信息化的方向发展，深入开展档案信息化建设，旨在服务大众、方便快捷。同时，信息化建设也是档案管理改革的一种有效手段。本文就档案信息化建设与档案管理展开了思考，对档案信息化建设进行了讨论，以及对未来档案管理工作提出建议和发展方向。

关键词：档案管理；信息化；数字化

单位组织的档案管理工作，随着工作的深入开展会变得日益繁重。而为了提高管理效率，减轻工作人员负担，在新时期，档案管理工作的下一项重点内容就是档案信息化建设，紧紧围绕信息资源将其数字化，不断的改善档案管理工作现状。而档案管理也在信息化飞速发展的社会背景下，在原有档案管理制度和要求的基础上，着重加强档案管理工作的服务意识和现代档案管理工作实用性。总而言之，信息化建设要将信息化手段融入档案管理工作中，利用网络平台促进档案资源在社会上得到更加科学高效的运用；而档案管理工作则是要不断创新管理和服务制度，努力提高现代档案管理的服务性和实用性。

一、档案信息化建设的相关特征和建设目标

（一）革新性和时效性

档案管理信息化建设弥补了传统档案管理工作的不足，全面创新了档案管理工作模式，使之不断优化和改进。档案管理工作的信息化与传统档案管理模式相比，具有明显的革新性，主要体现在以下几个方面：一，管理部门在工作中运用电子信息技术能够快速的收集各类信息，减少了人工信息收集过程中的环节和不必要的人力浪费。二，信息化建设能够实现信息的自动处理，代替人力对信息进行真假分辨，有效的提高了管理工作人员的工作效率，并确保了搜集内容的可靠性。三，信息化建设为档案管理涉及到的信息资源提供了无限的储存空间，并能够实现自动归档，省去了现实生活中不必要的空间占用以及提高了信息资源的安全性。而档案管理工作信息化建设的时效性特征，则体现在档案管理工作变得更加便捷高效，同时注重了内容的细化和分化。时效性还体现在对信息资源的快速更新上。使信息资源避免了由于时间过长、更新不及时的造成的资源浪费，帮助工作人员对时间进行有效掌控。与此同时，在档案管理中应用信息化软件可以帮助档案管理遵守时效性原则，保证了档案的质量。

（二）建设目标

档案管理工作朝着信息化的方向发展，着重进行档案信息化建设，主要为了实现以下目标。第一，为了有效整合信息、储存信息，加强信息利用率，要借助信息化手段实现档案信息内容的高度统一。第二，在现代化社会发展的背景下，档案管理工作需要不断发展创新，迎合市场需要。第三，人们对档案需求的提升，为了更好满足人们对档案的需求，需要不断将档案信息数字化和网络化。第四，想要实现档案信息开放共享，则需要借助信息化平台，加大档案信息的检索功能开发与利用，从而为档案信息化建设实现软件支持和数据支撑。

二、档案信息化建设

例如在单位组织的机房安装档案信息化软件设施。做好档案信息化建设的基础设施建设，加大资金投入和人员配备，对信息化建设涉及到的方案和模式都要提前做好规划和设计，不断的保证档案信息化前期建设的完善。其次，加强档案管理方式的研究，有效提高人员的技术操作。保证档案信息准确录入到计算机中去，实现资源的及时共享，管理人员掌握相关的信息操作技术，快捷查找资料，设置简单操作管理模式。最后，加强档案信息化应用系统建设，不断研发智能产品，结合档案工作原理应用档案管理系统从而提高档案管理质量。建立兼容良好的档案管理体系，排查系统中可能存在的隐患问题。因为信息化应用系统建设是一个一体化的建设，只有处理好相关问题才会避免信息出现遗漏和丢失。

三、档案管理工作

（一）领导加强对档案管理工作的重视程度

要充分认识到档案管理工作的重要性，革新传统工作理念和方法，将档案管理工作与信息化建设结合起来，并将档案管理工作与服务大众联系起来，改变档案管理工作人员的工作态度，增强档案管理工作人员的服务意识，将档案管理工作当成一项社会事业，并认真落实。

（二）提高档案管理工作人员的专业技能

规范档案管理人员的操作，从制度层面上不断规范管理人员的归档、移交、保管、保密、借阅、利用等工作环节，做好监管工作，保证档案资料的完整性和安全性，实现档案的价值。对档案管理人员进行日常培训教育，通过设立档案培训交流会，鼓励员工相互学习，互相提高。加强他们的档案管理知识和计算机网络技术，使档案管理工作人员的综合素质得到相应提升。

结语：

档案信息化建设正体现了数字化时代的到来，传统的档案管理模式已不适应飞速发展的社会需求，只有利用网络建立档案平台数据库以及用电子档案管理网站的方式不断储存更多电子信息以及优化档案资源，才能使档案信息充分发挥自身价值。信息化建设对档案管理工作起着重要的推动作用，有着积极意义，逐步建立系统应用、设置标准体系、建设人才，逐步实现档案信息化建设，最终促进档案管理的全面发展。

参考文献：

[1]郑宇琢.档案管理信息化建设[J]黑龙江史志，2015(14):67-67.

[2]于皓.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析[J]办公室业务，2020(8):84-84.