国际项目管理中提高沟通效率的对策分析

国际项目管理中提高沟通效率的对策分析

任瑞柯

中国电建集团成都勘测设计研究院有限公司 四川成都 611130

摘要：随着经济发展速度不断加快，跨国合作在我国企业运营中逐步常态化，国际项目呈几何级数增长，市场对国际项目的管理要求更高。沟通作为在国际项目管理中重要影响因素之一，其完成情况的好坏对项目是否良好健康地发展起着至为关键的作用。本文通过研究经济全球化必然趋势下加强国际沟通能力的重要性，提出影响国际项目沟通效率的原因并找出解决策略，为相关项目负责人提供管理参考。

关键词：国际项目；项目沟通；沟通效率

一、国际项目与项目沟通的基本概念

国际项目是指参与实施的成员由不同国家的组织或个人组成，各个环节均遵循国际共同理念并应用科学管理手段，通过合理的沟通和协作方式开展推进的项目工程。具体包括国内涉外工程和国外工程，如工程投资方从属于国外组织，或工程实施地位于国外等等。

项目沟通是指对项目工程实施各个环节的决策进行信息交流和信息传递，以助于项目科学、高效、稳妥地进行。项目沟通渗透在整个项目过程当中，对项目的控制管理和组织协调起着至关重要的作用，良好的项目沟通过程不仅能促进参与项目人员之间的和谐，维护项目组人际关系，更能保证项目各项信息得到及时和正确的处理，消除项目隐患。

二、影响国际项目沟通效率的因素

1.项目成员个人素质

沟通受个人因素影响巨大。项目管理中参与者的语言能力、表达能力、理解能力、业务专业程度、实施行动力等等决定了项目沟通是否顺畅，个人对项目的解读素质越高，对应沟通效率则越高。特别是在国际项目管理，是否具有基础的语言能力是一项重要的素质考评因素，如果成员之间无法进行日常交流，沟通效率就无从谈起。而在各成员当中，项目经理又是尤为特别的角色，作为国际项目的综合管理者，项目经理承担着项目内上传下达的重要责任，其个人素质在各项目成员当中更为考究，如果项目经理个人素质不达标，项目的决策通知容易被错误解读和错误落实，影响项目的完成程度。

2.项目成员文化差异

国际项目中参与者可能来自于两个甚至多个不同国家和地区，相应地拥有不同的文化理解和表达方式，甚至在工作方面也具有不一样的价值观和理念，因此要提高国际项目管理上的沟通效率，文化差异因素不容忽视。在沟通过程中，即便成员之间能实现语言互译，对于某些地区的俚语或因文化差异导致不同的语言用法也是难以把控，如果不了解区域文化背景容易造成对信息的误解，影响沟通效率。此外还有工作方式的选择上，有的国家习惯控制进度，有的国家习惯自由工作，这些固有的文化差异也容易造成双方在沟通时无法达成一致。

3.项目成员之间的认同度

在进行沟通过程中，如果一方对另一方的印象良好，并认同其观点看法，则沟通会更为顺利流畅，由此可知国际项目中各成员之间的认同度也对沟通效率具有一定影响，而认同度的建立主要看各成员之间是否有共同目标和共同兴趣，对项目的目标看法和项目完成的展望是否一致，是重视各环节实施人员在项目推进过程中发布的信息及决策，以及对传达信息的人员是否具有充足的信任等等。

4.项目的沟通环境

国际项目受地域跨度影响，许多信息无法通过面对面直接传递，因此沟通环境的创设十分重要。项目中良好的沟通环境应该包括合理的沟通制度，对不同类型的信息有固定的沟通方式，预设信息的公开层面等等。如果一切沟通都是临时起意，缺少良好的沟通环境，沟通将变得杂乱无章，不利于项目的实施。

三、提高国际项目管理中沟通效率的对策

1.提升国际项目管理的文化包容性

不同地域的国家和地区文化差异大，其文化风俗对该国企业的运作经营方式也有一定的影响，因此在实行国际项目时，首先要对合作的企业做好社会背景调查，了解其当下的国家政策和历史文化，并充分考察合作企业的惯有运作以及项目成员伙伴的行为习惯。在与异国成员进行沟通时，应消除民族主义偏见，避免用有色眼光去看待其他文化，通过树立集聚共赢、求同存异的管理思路，包容理解不同文化对项目管理的影响，或帮助异国文化实现本土融合，打破国际项目沟通的文化障碍。

2.提升国际项目成员的语言应用能力

沟通属于人的行为，实际上，国际项目管理的一切沟通都是围绕“人”来展开，因此项目成员的沟通水平造就了整个项目的沟通效果。一般来说，国际项目在重要的交流上都会配备翻译人员，但长期通过翻译来获取信息，不仅在现场一心二用无法快速接收对方意向并思考应对策略，更不利于自身对项目情况的把控，对此，项目成员应通过努力学习培训外国语言、主动了解认识外国文化、积极接触适应外国思维来加强自身的语言知识，并通过多分析、多锻炼、多应用来强化语音应用水平，并以此提高沟通效率。

3.建立国际项目沟通的制度管理体系

实践证明，良好的制度管理有助于推进各项措施的落实，沟通也是同理，完善的沟通机制能够帮助项目成员建立项目内部的沟通意识，自觉使用约定的沟通方式进行信息交互，方便信息两端的对接。建立良好的制度管理体系，首先需要规定沟通的常规时间和频率，保证信息的时效性，其次要选取合适的平台，充分考虑不同国家成员的常用软件和使用习惯，以及该沟通平台的实用性、安全性和保密性，尽可能地应用平台功能实现跨空间实时沟通。在沟通方式的选择上，要充分尊重不同企业的沟通习惯，例如有的企业习惯于书面交流，有的则认为口述更为快速便捷，对不同的合作企业，应在制定沟通管理制度时明确到这一点；除此以外，对于国际项目沟通还必须建立一定的监督和反馈机制，对项目人员所处的不同层面应了解哪些信息做好规定，公开信息流向，沟通上要做到不拖延、不越级，做好信息管控，实现沟通管理的透明化，为项目实施提供便利。

4.形成国际项目合作的良好氛围

一个项目的参与者包括供应方、承包方和监理公司，要提升沟通管理效率首先要平衡三者之间的关系，提升各合作成员之间的熟悉度和认同度，实现各个接口的和谐对接，具体做法包括以下三点，一是明确项目标准，在项目实施前先确定好主要标准依据，避免执行过程中出现冲突或中途变更标准，浪费各方资源；二是作定期汇报检查，项目各方应主动提出沟通需求，在落实好一个环节的基础上再推进下一环节，并做好每一个行为的沟通工作；三是各实施组内部要形成统一意见，各小组所承担的职责不同，小组内首先要做好沟通，明确小组工作的实施方案，这样在项目汇报时才能更好地跟其他组进行交流，实现由点及面的沟通网络铺设，创建良好的项目沟通氛围。

5.做好项目经理的选取和把控

项目经理在项目管理中的作用不言而喻，国际项目管理中是否能实现良好沟通，项目经理的个人素质是关键因素之一，如果项目经理能力不足，原本只需要简单沟通就能完成的任务往往需要耗费大量人力物力，一位合格的国际项目经理必须具备以下条件。一是敏锐的洞察能力，对项目中可能出现的漏洞要及时发现、尽早沟通，以最快速度防范于未然；二是精准的沟通表达，对于要传达的内容，项目经理应用最容易理解的方式进行转达，实现所有人快速接收理解；三是正确的沟通意识，对于该沟通的问题必须沟通，不该浪费时间的问题则减少沟通，有效调停无关于项目的争论，保证沟通的有效性。

四、结语

国际项目在某种意义上是促进各国企业不断发展，助于企业间取长补短的有效方式，随着我国各类型企业的不断崛起，今后的国际项目也将越来越多，涉及项目问题的沟通管理也将越来越受关注，提高沟通效率不只是解决国际项目中存在的问题，更是提升企业综合竞争力的重要条件，因此研究国际项目中有效的沟通策略仍需要相关人员不断总结实践，以期取得更好的效果。

参考文献：

[1]周静瑜.沟通管理在国际化项目中的应用[J].中外建筑,2014,(5):106-108.

[2]关韵铎.沟通协调——国际总包项目管理的关键环节[J].国际经济合作,2009,(3):71-75.