有效提升人力资源档案管理水平

有效提升人力资源档案管理水平

黄媛萍

广西阳朔县人力资源档案室 541999

【摘要】人事档案是进行人才培养、选拔、任用、调配的重要依据，档案管理更是促进人力资源开发与利用的重要保障。在当前的人力资源档案管理工作中，存在着诸多影响因素，在很大程度上制约着人力资源管理水平的全面提升，因此促进人力资源管理水平的全面提升显得格外重要。

【关键词】 提升 人力资源 档案 管理水平

人力资源档案信息是人事任用、考察及升职的重要参考依据，从根本上最大程度地实现个人效能，人事管理部门依据人力资源档案信息，实现对人员的合理化配置，进而为各部门的进一步发展奠定良好基础。

一、提高人力资源档案管理人员的素质水平        

管理人员的素质水平将直接影响到事业单位人力资源档案管理工作的最终效果，所以为了促进事业单位人力资源档案管理水平的提高，就需将档案管理人员的素质水平予以全面提升。事业单位应定期开展相关理论知识的学习和实践活动，对档案管理人员的业务水平进行强化，让其对新的档案管理理论知识和技能及时掌握，进而高质量地开展工作。与此同时，需对人员的职业道德素质予以强化，保证能够以认真、严谨的态度管理人力资源档案，防止弄虚作假的现象发生，使人力资源档案的真实、科学性得到保证。除此之外，还需建立完善的奖惩机制，充分结合档案管理人员的工作情况实施奖惩，促进工作人员的积极性和主动性的提高，以顺利、高效地开展人力资源档案管理工作。

提高人力资源档案管理人员的个人水平，事业单位要引进专业的人力资源档案管理人才，对从事人力资源档案管理工作的人员进行专业的培训和学习。增强人力资源档案管理的人员的实力，配备一支较为科学的队伍，提高工作效率和确保档案管理的安全。提高人力资源档案管理人员的综合素质，保障档案信息的真实、及时以及安全，并对从事该项工作的人进行考核。

二、加强档案信息审核与补充，改革创新人力资源档案保存方式    

要保证人事档案的真实性、完整性，必须从相关档案资料的审核者在审核过程中始终保持有据可依，时刻保持严格的态度，这样才能有效地防止人才造假，确保档案资料的真实性。其次，档案管理者需要不断跟踪和更新人事档案信息，并对其进行不断的信息补充，以保证档案信息的真实性、完整性和及时性，这是档案管理工作的基础，也是一个关键的过程。

改革创新人力资源档案保存方式，伴随着信息化的发展，电子时代也随之到来，人力资源档案的保存模式需要进行改革创新，向信息化、数字化领域迈进。档案管理人员可以通过信息技术，建立档案数据库，将所有的档案进行编号，然后通过高拍仪拍摄档案内容，并以图片的形式保存档案，最后将其录入电脑，这样通过连网便可以异地查阅档案，这种管理模式使档案查阅工作更加方便快捷。开展档案保存方式的创新工作，可以实现档案信息资源的共享化，促进事业单位各方面工作的进一步发展。      

三、加强档案管理专业性，提高档案管理质量        

信息化时代的到来，使相关档案管理人员可以方便地利用因特网和计算机来简化档案管理工作，同时也大大提高了档案管理的质量和效率。因此，档案管理人员必须熟悉计算机的相关操作，并利用网络进行信息资料的审核、收集、整理等工作，同时要注意信息的保存和保密，因此，人事档案管理队伍必须具有专业素质。因此，必须加强对档案管理人员的专业知识和专业技术培训，或适当引进优秀人才，实现档案管理人员专业化。    

单位必须充分认识到人事档案管理工作的重要性及其对人力资源开发与发展的决定性影响，从而促使管理人员认真对待档案信息的收集、记录、补充等工作，不断提高管理人员的专业技能，时刻以严谨的态度参与档案的收集、整理和管理工作。事业单位要整顿人事档案管理队伍，加强队伍的专业化建设，提高管理水平，建立一套科学、严谨、合理的管理制度，要求档案管理人员要按照管理制度的规定和条例来规范档案资料，以保证档案资料的真实可靠，提高档案资料的参考价值。只有具有参考价值的人事档案信息，才能有效地促进人力资源的科学合理配置，促使事业单位的发展和效益最大化。     

四、完善人力资源档案管理制度        

保证档案管理制度的科学性，使档案管理工作有章可循；保证档案管理体制的简明扼要，使档案管理的功能得以充分发挥；保证档案管理制度的双向性，即档案管理制度面向事业单位所有人员，所以制度对领导和员工都有约束力，这样才能体现制度的公平；确保档案管理制度的严肃性，在人事档案管理制度中要有明确的奖惩制度，并严格按制度执行，以保证制度的权威性。

在对人力资源档案管理制度予以建立健全时，需坚持科学合理的原则，严格改革，摒弃那些与时代发展脱轨、与社会形势不符的规章制度，如此方可进一步规范人力资源档案管理，让其更加制度化。建立健全人力资源档案管理制度，对人力资源档案的收集工作予以重视，小心谨慎地收集，使档案的完整性得到保证，保护档案的价值。严格鉴定档案，鉴定时必须以相关鉴定规则为准，和鉴定部门强强配合，一旦发现档案系伪造的，需马上将其销毁。高度重视档案的借阅和调取，其不同于其它文献，需对其完整性和安全性予以保证，人力资源档案管理工作质量得到有效的提高。       

总之，在信息技术不断进步的今天，人事档案管理应与时俱进，有效提升人力资源档案管理水平。建立人力资源通道，按照信息采集的要求对人力资源档案的内容进行分类和整理，建立人事档案数据库，档案管理员通过数据库及时对人事信息数据进行分析对比，更好地为单位人才选拔提供参考依据。

参考文献

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