浅谈某公立医院编外人员人事档案管理现状及对策

浅谈某公立医院编外人员人事档案管理现状及对策

柯琳

鄂东医疗集团黄石市中心医院（湖北理工学院附 属医院） 湖北黄石， 435000

【摘要】 分析公立医院编外聘用人员人事档案管理现状及存在的主要问题，并提出改进措施，为广大编外员工提供一切服务，充分发挥人事档案利用率。

【关键词】；公立医院；编外人员；人事档案；现状；对策

新形势下，为满足日益增长的医疗服务需要及人员流动性加强，造成公立医院人力资源严重不足，院人力资源部每年根据各科用人需求，结合当年全院人员异动情况启动医院年度人事招聘计划。由于公立医院是纳入岗位设置的事业单位，受体制编制限制，大多数招聘来的员工没有编制，无论是有编制的员工（编内人员），还是没有编制的员工（编外人员）他们都是为医院发展各自在自己岗位上做贡献，他们在医院所处的价值地位是平等的。基于现有公立医院编外人员人事档案管理现状，探索下一步改进措施，以期建立“以为人本”的和谐劳动关系，更好地开发和利用医院人才资源，显得尤为重要^[1]。

1编外人员现状

1. 1. 编外人员队伍不断增长 在公立医院“取消编制”的大背景下，由于历史遗留等多方面因素制约，公立医院员工存在编制内与编制外身份之别，随着医院规模的扩大，医院服务功能拓宽，编制床位增加，编制外人员队伍也相应壮大，随之而来的编制外人员管理方面的问题也日益突出。

1.2岗位设置与现状不匹配 医院编制总数和人社部门的岗位设置相关联，整体上不能做到“因事设岗”，而是因“编制总数”设岗，编制总数相对变化不大，设岗比例调控受限，各级各类岗位数也相对固定，这就导致了人多岗少的突出矛盾，限制了专业技术人员的晋升晋级，造成人才梯队与人员结构的不合理，进一步限制了学科的均衡发展。

1.3人员流动不断增加 人才流动是正常现象，造成人才流动的因素方方面面，如受执业环境、地域文化、政治生态等诸因素影响，编外人员辞职现象经常发生，在一定程度上，“编制”问题也可能是主要问题，招来的人留不住，给人事管理工作造成了一定压力。

2 编外人员人事档案管理存在的主要问题

2.1存在“人档分离”的现象 原体制下医院招聘的编外人员大多数属于派遣员工（编内人员，他们的人事档案在派遣公司，一个人受双重管理，档案材料管理往往存在职责不分现象。一是用人单位认为派遣员工档案材料从收集到归档应是派遣公司的事，而派遣公司认为用人单位是档案材料见证第一人，有义务对他们在实际工作中形成的一切考核材料、职务晋升、晋级、奖励等做好档案资料收集工作，这种医院和人才服务机构职责分工不明确、工作不衔接导致“人档分离”问题比较突出。众所周知，人事档案资料整理的周期性，如人事档案中考核档案、继续教育档案、职称聘任档案等材料一般在年底或下一年初才能产生，这就导致流出人员的这些档案，医院不能及时到人才服务机构及时更新。

2.2编外员工对个人档案资料收集重要性认识不足 人事档案能具体反映医务人员具体信息，是对医务人员自身业务能力、个人发展经力、不同发展历程进行精确化记录，在当前人力资源管理过程中，可以基于医院医务人员个人发展档案来掌握其个人发展经历，获知其专业能力，还能通过档案信息分析员工个人发展潜力，有助于医院在长期建设中发掘更多人才，为医院人才选拔提供参考信息。由于编外在职人员对个人人事档案管理重视程度不够，导致档案材料收集过程中配合度不高，有些归档材料不及时上交，在职教育信息记录不够全面等问题，后续进行人事档案管理内容统筹分析时，极易出现档案材料“断档”现象。

2.3档案更新不及时 按照档案管理要求，编外人员进院时应需要对其档案进行审核，由于医院档案管理机制不健全，再加上公立医院人事管部理门工作复杂，工作内容繁多，人力资源配备不足等原因，导致主管部门不能及时对编外人员档案进行整理与更新；同时编外人员档案管理也没有纳入医院档案部门考核之中，是另一导致档案更新不及时的主要原因。

2.4移交缺乏及时性 员工都有离职选择其他就业机会的权利，该权利导致医院编外人员的流动性相对较大。编外人员离职或被辞退后，医院应该及时将该员工的档案移交给其户口所在地的人才交流中心或新单位进行管理，但由于医院内部档案管理缺乏规范性，会存在医院档案管理部门未及时将其档案移交给相关部门的现象，对其后续工作的进行存在一定的不良影响。

2.5编外人员人事档案信息化管理有待加速 信息化管理是现代医院管理最基本的手断，通过信息化管理能提高工作效率，整合资源同时达到资源共享的目的。医院人事档案的信息化管理在编制内职工中已实现，但编制外员工由于受体制影响，在信息化管理过程中还存在许多不足，如工资档案、晋级情况等没有与编内人员同步，主要是由于缺乏统一标准，导致编外人员人事档案信息采集较为混乱，无法发挥医院人事档案信息的统筹性功能，增加了编外人员人事档案信息的不完整现象。

3对策

3.1 建立健全编外人员档案管理制度 医院编外人员档案的管理工作由于缺乏健全的档案管理制度的约束，档案管理缺乏规范性。因此，要提高医院编外人员档案管理工作的效率和质量，需要建立健全的档案管理制度，对工作人员的行为进行有效的规范^[2]。医院及档案管理部门在制定编外人员档案管理制度的过程中，要结合编外人员的档案实际使用情况，参照编制内的职工档案管理要求制定相应的管理制度，包括立卷、归档、分类、查阅和保密等方面有严格的管理要求。编外人员的直属部门如医疗部、护理部、保障部等部门对科室人员年度形成的资料要妥善保存，并及时向人事部门上交档案材料；员工个人要积极配合人事部门及时提交个人年度归档材料（如学历变化、获奖荣誉等）。在归档过程中，人事部门要严格按照档案管理要求对各类档案资料进行分类处理，并及时录入信息系统，要不断完善档案目录，确保纸质材料与电子材料一致；员工借阅或查阅档案资料一定要按制度执行，个人填写申请书报人事部负责人签字后才能查阅或借阅，在归还档案时，需要管理人员对档案的正确性和完整性进行仔细查验，确定无误后再将档案重新归档。

2.2 加大宣传，提高思想认识 随着公立医院人事改革的不断深化，用人机制与待遇也发生了很大变化，编外聘用人员与编内聘用人员实行了同工同酬，编外聘用人员在医院享受编制内员工的一切地位，因此要在院内加强宣传，让编外员工充分认识人事档案与自身的利益息息相关，是个人履历的真实反映，在工作与学习过程中形成的有存档价值的材料同正式职工一样要妥善保存，并及时上交院人事部门。医院领导要加强人力资源管理部门的人员配备，保证有充足的人力、物力、财力支持档案管理工作，让档案管理工作做到”制度化、规范化、科学化、信息化”，为档案的利用性创造一切条件，从而更好地为广大员工服务。

2.3开展业务培训，提高专职人员业务水平 医院人事部门管理人员一般不是档案专业毕业，对档案管理要求与标准大多不熟悉，都要通过系统培训与自学后才能对档案管理整体要求与知识点有所了解，同时在实践中通过摸索并不断学习才能掌握。再加上医院人事档案涉及的内容不仅仅是行政上的文书内容，而涉及临床医学科研内容，因此档案管理人员必须加强业务学习，并与相关部门加强联系，才能胜任岗位工作。专职人员应积极参加档案相关业务培训，如地方档案行政管理部门举办的各种培训活动及学术交流活动，平时要注重自学，认真领会人事档案管理标准，学习归档流程与方法。对哪些材料需要归档做到心理有数，原则上做到“应归尽归”，同时对纸质材料做好保管工作，做好“八防”（防盗、防光、防潮、防尘、防火、防霉、防鼠、防虫）、按时间要求及时归档并录入档案管理系统，需要移交至人才交流中心或派遣公司的一切档案材料要及时移交，移交时要做好转接手续签字，以便后续档案材料追踪。

2.4加大信息开发，提升档案管理水平 医院人事管理部门要有前瞻的思想，充分运用现代管理技术，与医院信息部门加强合作，加大档案信息开发，比如结合大数据和互联网技术建立人事档案数据信息库，以信息资源互联共享的方式实现档案利用渠道的拓宽，实现快速检索查询，提升人事档案的利用效率^[3]。要与医疗、护理、党群纪检等部门加强合作，利用相应平台自行提取数据，达到资源共享受目的。让人事档案管理在信息时代达到科学化、规范化、信息化、网络化管理，不断提高档案管理水平，为广大临床医务人员服务，为医院提供更多的人才做出贡献。

随着公立医院不断深化改革，编外聘用人员队伍越来越大，是医院贡献的主力军，充分发挥他们的专业优势为医院做贡献，加强编外聘用人员人事档案管理意义重大。档案管理体制是指在某一个系统的内部，围绕权利的划分和运行而形成的一种制度化关系模式^[4]。在新形式下，建立完善的管理体制，对编外聘用人员人事档案探索一种新的管理模式对编外人员和医院的发展均有着积极的作用和深远的意义。

参考文献

[1]黄樱，肖玉明.浅议医院编外人员人事档案管理改进措施[ J].办公室业务，2020，343（7）：164.

[2]林琳. 新时期医院编外人员档案管理研究[ J].办公室业务，2019，329（12):159.

[3]韦师. 医院编外人员档案管理分析[ J].兰台内外[ J].2020，7下：69.

[4]谢玉梅，韦惠杰.医院编外人员人事档案管理新模式[ J].2019，5月增刊：151.