大数据时代高校档案馆功能拓展与业务流程重组研究

大数据时代高校档案馆功能拓展与业务流程重组研究

李顺东

天津财经大学

大数据时代的到来，使档案馆的业务功能得到了拓展和丰富，也就带了档案馆业务流程重组，在档案馆信息化建设基本达成的前提下，重新审视档案馆的业务流程，以档案馆用户需求为目标，打破原有职能部门的划分界线，对档案馆现有业务流程进行根本的再思考和彻底的再设计，使档案馆通过变革增强与新环境的适应性，从而实现高效、快速的运转。通过业务流程重组，使档案馆人力资源、文化与信息资源、财力及设备与技术资源的配置达到最优化，使档案馆的物质流、资金流和信息流的运行取得最佳效果，业务部门和畅通的信息流相匹配，从而实现良好的社会效益。以高校为例，本文将阐述高校档案馆功能拓展与业务流程重组问题。

一、大数据时代高校档案馆的功能拓展和深化

由于多种因素所致，目前包括档案部门在内社会上对档案馆功能的认识尚不够全面，人们习惯于把档案发挥现实作用的大小作为评价档案馆作用的标准，致使档案馆的社会地位不高，高校档案馆也是如此。因此急需正确定位高校档案的基本功能，充分发挥其延伸功能，本着贴近社会发展的需要，贴近教育改革的需要，贴近广大民众的利用需要，与时俱进地拓展和深化高校档案馆的功能。互联网技术的出现，特别是大数据时代的到来，高校档案馆功能应向如下几项功能拓展或深化。

1、信息化管理功能。是为了适应高校“数字化校园”的需要。高校档案馆担负着存储、管理并提供利用高校党务、政务信息系统及数字化校园产生的电子文件、档案信息的职能。以校园网为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在校园网上实现电子文件全文的实时管理与利用，实现档案信息资源数据化、数据库化、档案信息服务利用网络化、档案管理工作自动化、档案信息管理法制化。

2、文化与教育功能。是为了适应知识经济的需要和提高国民科学文化素质的需要。高校档案馆应自觉承担起传播科学文化知识，提高公民科学文化素质的重任。充分利用教育对象的多样性、提供知识内容的多样性、教育形式的多样性等优势，把高校档案馆办成管理学校档案资料的基地、校史研究的基地、爱国主义教育和精神文明建设的基地。

3、展示功能。是为了充分发挥档案馆的存史作用，通过创办校史馆、博物馆，搭建展示档案馆馆藏的平台，采用实物展览与虚拟展览等方式多侧面、多角度地展示档案馆的丰富馆藏，提高学校的知名度和档案馆的地位。

4、信息传递功能。是高校档案馆传统服务功能的深化。随着信息化管理程度的提升，历史的或现行的档案信息借助于文字、图像和声音等转录方式，采用借阅、展览、陈列、复本、翻译、证明、目录信息、咨询等服务手段，通过各种实体服务或虚拟服务途径，实现其传递。

5、学术研究功能。是档案研究功能的深化。高校档案馆不仅仅研究与档案管理相关的问题，更重要的是要研究档案的馆藏。正如澳大利亚档案学家怀特所说：“档案机构绝不是古老的被人遗忘的文件的坟墓。档案的实质在于它不仅记录了成就，而且记录了获得成就的过程”。正是由于这种“过程”的记录，才为科学家提供了寻找规律、探究规律进而掌握规律的丰富的材料。

6、智力开发功能。档案是文明的产物，档案馆馆藏的档案信息资源是人类文化遗产中重要的组成部分。它客观地记述了人类社会文化发展、科学进步的历史进程，记录了人类认识自然过程中的心得体会、实践经验和理论精华，是一座人类科学、文化的思想宝库，高校档案馆应充分利用其丰富的馆藏，采用各种方式大力开发这种智力资源。

    二、高校档案馆业务流程重组的措施

    由于高校档案馆的功能拓展，档案馆也需进行业务流程重组，可根据高校档案管理规律，借鉴企业业务流程重组的模式，通过大数据和互联网技术的应用，对传统的档案馆组织结构进行变革，以体现档案馆的发展方向。运用先进科学技术，采用最佳方法，获取最佳效果，是实现档案馆工作科学化的主要途径和根本目的。

    高校档案馆业务流程重组，旨在改革和整合原有档案工作流程、工作方式和组织机构，构造新型的管理和服务模式。笔者认为，对于档案卷(册)不低于35000卷，档案专职工作人员在8人以上的档案馆，可将其组织机构重组为收集指导组、信息利用组和技术支持组。其中，收集指导组包括传统的档案收集、整理、鉴定、分类和对基层单位的档案进行指导；信息利用组包括文档编目、信息检索、档案利用和编研；技术支持组主要为其他两组提供技术和行政上的帮助。

    档案馆业务流程重组不是一个简单的技术问题，不是能按现代业务流程重组去管理档案，就一定会提供高质量、高效能的服务。高校档案馆业务流程重组与档案传统工作方式、组织内外的协调合作、人员的管理形式、新技术的应用与融合密切相关。它不仅涉及技术，也涉及人文因素，因此，要实现高校档案馆业务流程重组，就必须解决好以下几个问题：

1、管理理念重组。网络时代在给传统档案工作带来巨大变化的同时，也给档案工作者带来了机遇和挑战，档案工作者，尤其是领导者需要转变观念、开拓进取、求真务实，不断培养自己顺应信息时代要求的思维方法和管理方式。

首先，要更新观念，树立科学的管理思想。传统档案馆的组织结构和业务流程使许多档案馆在面临新技术时，仍摆脱不了传统思维的束缚，没有认识到大数据和互联网技术应用于档案工作的真正意义，如档案管理软件还是应用现代技术重复传统业务流程，组织效能并未得到提高，现代化的设施和技术无法发挥其应有的作用。要适应这种变化，关键在于树立科学的管理思想，具体来说，要求领导者要有“文档一体化”的思想、要有“前端控制”以及档案“前伸后延”的观念等。

其次，要善于运用科学的管理手段。在档案馆管理中要逐步引入“全面质量管理”、“激励理论”及“形象设计”等管理思想，树立服务观念、竞争观念；可实行目标管理，充分调动广大员工的积极性、主动性和创造性。

第三，要把网络化工作纳入议事日程。领导者应把网络化工作纳入议事日程，将计算机、网络以及多媒体技术广泛应用到档案工作中，并为其提供良好的运行环境，如人员的培训、系统的配置等等。

2、组织结构重组。长期以来，档案馆通过对档案实体的手工管理，建立了从收集到编研、利用等规范、机械的业务运作模式。高校档案馆一般都是按功能设置收集、整理保管、编研、接待利用等机构或岗位。随着现代信息技术在档案馆的逐步应用，档案馆的功能不断得以拓展，并形成了一些新的业务环节，而这些新增的环节无法得到原有组织机构的有效支持，造成档案馆运行不畅和功能失调。

档案馆必须对其组织机构进行改革，把以传统业务流程为基础的组织结构转变为以现代业务流程为基础的组织结构，把直线型、职能化的组织结构向扁平化、智能化乃至学习型组织的转变；把传统的以收藏和手工进行信息服务为主的组织转变为以用户为主，提供智能化的信息检索和现代化服务手段的组织，重新调配档案馆的业务工作流程，建立起一套以信息网络技术为基础的与知识经济时代相适应的管理体制。

3、业务内容重组。我国档案馆的内部机构大多按“收、管、用”分别设置，形成档案馆服务的整体。分工细、工作流程长，影响了信息的即时服务，难以提供高质量的服务。现代信息技术的发展使原来分立的工作实现了功能上的整合，弱化了分工之间的界限，实现了文档一体化及档案业务工作一体化。同时档案馆的业务内容也发生了重大变化，许多手工操作的业务被计算机取代，原有业务也被调整、淘汰，或推陈出新。档案馆应改变以先进的计算机技术、网络技术去适应或应对传统工作流程的做法，根据自身的性质、特点、任务和规模大小，分析目前业务流程状况和理想流程状况，对原有业务流程进行重组、简化和揉合。重组后的业务流程应符合档案馆今后发展的需要，充分体现网络环境下以信息服务为中心，以用户需求为导向的思想。

4、人员重组。人是生产力的决定因素，信息技术能否提升档案馆的生产力取决于人观念的变化和技能的提高。首先应再造档案馆人员的思想观念，从思想上明确网络技术给档案工作，特别是档案利用工作带来的机遇和挑战，明确网络技术是档案信息资源社会化的重要手段之一，网络环境下的档案利用工作有着更深刻和更广泛的内涵。其次是档案人员的知识水平、技术能力等的再造，包括以档案自动化、网络化为中心的个体行为和群体行为的变革。档案人员重组可以通过两个方面来展开：一是管理层的重组；二是档案馆工作人员的重组。通过重组建立一支管理型、研究型、服务型、技术型并举的档案人才队伍。

综上所述，社会的发展、信息技术的应用、教育改革的深入为高校档案馆的发展带来了千载难逢的机遇，也为档案馆的工作提出了更多更高的要求，正确定位并大力宣传高校档案馆的基本功能，与时俱进地延伸和深化高校档案馆的社会功能，适时地进行档案馆业务流程重组，对大力提高高校档案馆的社会地位，有效发挥高校档案馆的职能有着深远影响。

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