浅谈自然资源局纸质档案管理与电子档案管理的融合

浅谈自然资源局纸质档案管理与电子档案管理的融合

孙亚东

兴安盟扎赉特旗自然资源局  内蒙古扎赉特旗  137600

摘要：在信息技术的推动下，电子档案管理在档案管理工作中逐渐发挥了不可替代的作用。在电子档案管理模式下工作效率大大提升，同时也更加便于进行档案的查询、调取及归档，有着纸质档案管理所不能比的优势。但纸质档案管理作为传统的档案管理方式又具备了真实性与长期保存性。两种方式融合起来能够推动自然资源局的档案管理工作更高效、更智能的发展，这种融合是档案管理进步的必然趋势。

关键词：自然资源局；纸质档案管理；电子档案管理；融合

档案管理工作是自然资源局的重要组成部分，其主要负责管理和保护自然资源相关的档案资料。这些档案包括土地利用、矿产资源开采、森林资源保护、水资源管理等方面的文件和数据。自然资源局通过对这些档案的有效管理，确保了自然资源资产的利用、开发和保护符合法律法规，并能为公众和企业提供便捷的档案查询服务。随着信息化技术的高速发展，档案管理方式正经历着革新与升级。传统的纸质档案管理凭借其稳定可靠的特点深受信任，然而，电子档案管理因其高效、便捷和易检索的优势迅速崭露头角，成为新时代的宠儿。纸质档案与电子档案的融合不仅是技术进步的必然结果，更是档案管理工作创新发展的内在需求。两种档案管理方式的融合对于自然资源局的档案管理工作发展有着极大的推动作用。

一、自然资源局纸质档案管理与电子档案管理融合的价值

1.提高了档案查询的效率

在自然资源局的档案管理工作中，将纸质档案管理与电子档案管理相融合能够大大提高档案查询的效率。与传统的人工翻阅大量卷宗相比，统一的档案管理平台提供了快速便捷的查询方式，用户只需输入关键词或选择查询条件，就能立即获得准确的档案信息。这种电子手段的应用极大地加快了查询速度，为用户节省了大量时间和精力。

2.推动了档案信息的共享

两种档案管理模式的融合使得自然资源局的档案信息能够共享与流通，档案信息不再局限于传统的纸质载体，而是能够通过电子化的形式来更快、更好地在各个部门之间实现共享。无论是部门内部还是跨部门之间都能进行协作，工作人员能够快速地获取到所需要的信息，避免了信息孤岛的情况。这种信息共享不仅提升了工作效率，也增强了组织内部的沟通与协作，为整体发展注入新的动力。

3.保证了档案管理的安全

电子档案管理模式的运用能够保证档案信息的安全，具体可通过运用先进的加密技术来实现对档案信息的保密性。自然资源局的有些档案内容需要做到严格的保密，而使用信息技术则能做好保密工作，在未经过授权的情况下任何人员不能访问和泄露。同时，融合电子档案管理能够对档案信息进行定期的备份与储存，保证档案信息的完整性与可用性，即便有突发事件也能以最快的速度将数据进行恢复。

二、自然资源局纸质档案管理与电子档案管理融合的策略

1.建立创新统一的管理平台，提高工作质量

在当前信息化与数字化作为主潮流的时代，要想提高档案管理工作质量需要建立一个创新、统一、高效、智能的综合性档案管理平台。该平台不仅要有传统档案管理的内容，同时还要不断地进行创新升级，使其成为一个集查询、借阅、归档于一体的综合性服务枢纽。该平台实现了纸质档案管理与电子档案管理的无缝连接，将档案信息呈现得更加完整、连贯。通过此平台，档案的各方面功能，如分类、编号、存储，均可一键完成，极大地提高了档案管理的效率。此外，平台还提供多样化的档案利用方式，为用户提供优质的档案借阅、查询体验，使陈旧的档案系统焕发新的生机。可以说，这样一个先进的档案管理平台，不仅是时代发展的要求，更是提升机构工作效率、优化服务质量的重要手段。另外，平台具备多终端访问能力，用户可以通过电脑或手机随时随地地访问所需的档案信息，提高查询效率、增强信息流动性，实现信息的共享与利用。在电子档案管理模式下，通过采用加密技术及访问控制机制可有效地防止出现非法获取或是篡改档案信息的现象，确保档案信息的真实性与可靠性。

2.强化纸质档案数字化处理，提高工作效率

将传统的纸质档案转化为电子档案是为了提高档案管理的效率和便捷性，避免堆积如山的问题。数字化处理是实现这一转变的关键步骤，通过现代技术手段如扫描和拍照，纸质档案可以精准地转化为数字信息，便于存储在计算机或云端。这种转变不仅节省了存储空间，还使档案的管理更加安全可靠。在数字化处理下，用户的管理工作操作起来更加便捷，只需按照简单的指令进行操作就能很快地找到所需信息，减少了在翻阅纸质档案中所耗费的大量时间。这不仅大幅提高了工作效率，也为用户带来了更友好、更便捷的体验。此外，数字化处理还为档案提供了更可靠的保护。与纸质档案易受环境、时间影响而损坏或丢失相比，电子档案能够长期保存，抵抗外部因素的干扰。这一技术进步确保了宝贵历史记录的完整性和可访问性。

3.制定统一的档案管理规范，确保管理安全

在自然资源局的档案管理工作中制定统一的档案管理规范非常重要，这一规范不仅是档案管理从业人员的操作指南，更是确保档案信息安全、完整性和高效利用的重要保障措施。在制定统一档案管理规范时，必须全面考虑纸质档案和电子档案的特点和差异，确保二者在分类、编号、命名、存储和备份等方面达到统一标准。对于纸质档案，规范应明确保存环境、借阅流程、保管期限等要求，以确保档案的物理安全；而对于电子档案，规范应规定格式标准、存储位置、备份策略等，以保证电子档案的可读性、可用性和可恢复性。这种综合考虑和规范制定将有助于有效管理混合档案系统，提升档案管理的效率和质量，从而更好地满足信息管理的需求和挑战。

总之，在自然资源局中将纸质档案管理与电子档案管理相融合是必然趋势。两者的融合不仅有利于提升管理水平，还有助于推动信息化建设，实现信息资源的最大化利用，促进工作的便捷化、智能化和可持续发展。因此，自然资源局应积极推动纸质档案管理与电子档案管理的融合，不断完善管理体系，适应时代发展的需要，实现信息化管理的新突破。

参考文献：

[1]张志香.浅谈纸质档案管理与电子档案管理的有效融合[J].探索科学，2020（12）：141-142.

[2]赵科.“互联网+”背景下电子档案与纸质档案融合的档案管理模式探析[J].卷宗，2020（23）：133.