学校档案工作的规范化与标准化管理探讨

学校档案工作的规范化与标准化管理探讨

张海英

（昆明市体育学校 云南昆明 650000）

摘要：中职学校的发展历程和改革步伐都被详尽地记录在档案中，这些珍贵的资料为我们从更高层次规划学校未来的发展提供了不可或缺的基础。因此，对档案的管理和整理工作至关重要，它不仅关系到学校历史的保存、文化的延续，也对学校的管理和发展产生了重大的影响。档案工作的目标是要实现“四个好”和“两个服务”，中职学校应当认真分析档案工作中存在的问题和障碍，精确地解决问题，提升档案工作的质量和服务能力，通过引入新的档案管理模式，推动档案治理现代化的进程。

关键词：学校；档案工作；管理

1中职院校档案管理的现状

1.1认知不足，观念落后

管理档案是教育领域中不可小觑的职责，这项职责不仅包括对信息的准确记录，同时也涉及到为学校各项活动提供必要的支持。遗憾的是，某些教育机构尚未充分认识到档案管理的核心作用。在当今时代，档案管理显得尤为关键，它对学院的长远发展起着决定性的影响。跟着时代的脚步，不少中等职业学校的档案管理已逐步从传统的纸质档案转向现代化的信息化管理。然而，由于缺乏足够的重视，档案管理的创新受阻，这也影响了学校数字化建设的步伐。

1.2体系不全，制度缺失

由于人力资源紧张和学院财政困难，一些工作人员未能跟上时代的步伐，这严重阻碍了档案数字化管理的进程。另外，学校档案部门与一些行政管理职能之间的联系不够紧密，这严重限制了院校档案管理工作的统一性、科技支持和信息安全管理。这些问题与制度不完善和管理体系不健全有一定关系。此外，职业学校档案管理工作需要更多时间来实现正规化和制度建设，对制度的及时性和有效性有很高要求。然而，在实际工作中，制度的制定和执行并未得到有效落实，导致出现了相互推诿的问题，严重影响了在数字化校园背景下档案管理工作的创新发展进程。

1.3人才匮乏，素质较低

在过往，档案管理工作并不特别强调对管理人员的专业技能和能力的深度要求。但是，随着社会的不断进步和科技的革新，信息化与数字化已经变得不可避免地成为中等职业教育档案管理职位的发展方向。信息化、网络化、数字化的浪潮下，档案管理者却往往没有提升到更高的管理层次和计算机操作技能，这使得他们难以跟上时代的快速步伐，也难以有效利用前沿的高科技和现代化的管理工具。另外，学校对于打造一个拥有管理、研究、服务和技术专长的档案管理团队也未能给予足够的重视。这导致了中职院校在档案管理工作上的团队素质参差不齐，难以满足数字化校园环境中档案管理的实际需要，从而也阻碍了档案管理工作的创新和发展。

2新时代中职学校档案管理工作的突破路径

2.1加快档案信息化建设步伐

档案的信息化建设在我国正受到广泛的推广和支持，因此，迫切需要我们加速这一进程。为此，学校必须加大对档案管理人员的培训力度，确保他们能够熟练地掌握并有效利用现代技术设备。在中等职业学校进行档案管理时，必须让管理人员深刻理解档案信息化建设的重要性，并明确认识到信息化给工作带来的影响和价值。这样的认识将激励他们在未来的工作中积极学习新知识、新技术和新方法，进而有助于加速学校档案信息化的进程。

2.2提高档案管理人员的专业素质

在新时期，中职学校档案管理工作人员应具备高超的专业技能和卓越的综合素养，以便为学校提供卓越的服务，确保档案管理工作的顺畅进行。鉴于此，档案管理人员需要不断提升自身的综合素质，持续学习专业知识，深刻理解新时期的档案管理要求与特色。此外，通过积累丰富的实践经验，他们可以提高自己的管理能力和专业水平，从而更好地满足中职学校档案管理工作的需求。

2.3积极开拓创新，推动档案管理工作的发展

档案管理作为学校管理的重要组成部分，在当前时代发展的推动下，亟需注入新的活力与创意。首先，学校必须加大对档案管理事务的关注，并完善档案管理的相关规章制度；接着，通过加强档案管理团队的培训和教育，提升其专业技能和服务水平；最终，结合现代科技手段，引入先进的档案管理技术和设备，激发档案管理工作的创新动力。

2.4人事档案管理的规范化

人事档案管理是一项关键任务，要求管理人员在处理档案资料时不断优化和完善系统，建立统一的管理规范，以实现人事档案的规范化管理。在档案资料的利用上，必须谨慎处理利用关系，并确保档案资料的安全性。学校的相关部门需要为教师管理部门提供必要的人事档案支持。此外，学校应建立分层次的共享机制，允许人事档案用于新教师的入职培养。例如，通过档案中的记录，可以了解教师的教学特点。教务部门可以结合档案信息和教师的教学表现来完成教师的教学评价。

2.5加强人事档案动态管理

在当前的中职学校中，人事档案的利用和开发程度普遍较低，大部分档案资料都未能得到充分的利用，这种现象在很大程度上削弱了其在人力资源管理中的重要性。为了改变这种状况，我们需要对人事档案进行动态管理，确保档案资料的真实性和全面性。具体来说，我们要定期对人事档案进行审查和更新，剔除虚假信息，保留真实有效的资料，以此提高档案的真实性。同时，我们也需要及时补充新的档案材料，特别是那些能够反映教职工综合素质、教学能力、工作态度和责任感等方面的材料，以此来丰富档案内容，提高其信息的全面性，使其在人力资源管理中发挥更大的价值。

2.5建立常规有效的归档材料收集制度

中职学校在建立学生档案时，需要从多个渠道获取信息，并严格按照规定流程进行材料整理。为了确保档案的完整性，大家必须注重观察和筛选关键信息。学生档案的收集大致可以分为三个主要阶段。

首先，第一阶段涉及学生初中时期的档案资料，以及入校前招生活动中的相关信息。这些资料是学生档案的基础，中职学校需在学生录取后入学前便开始收集并归档。

其次，第二阶段涵盖学生入学后直至毕业期间的信息收集。这包括学生在德、智、体、美、劳等方面的全面发展情况，以及参与社会实践和竞赛的资料。特别要注意党团组织、教务处和学生会对学生思想发展和道德品质的直接反映。

最后，第三阶段是学生毕业时的资料收集，这是企业招聘时非常关注的部分。因为毕业阶段是学生从学校人向社会人转变的关键时期，其表现将对就业产生重大影响。主要包括毕业生登记表、毕业实习鉴定表、成绩汇总表和毕业生体检表等。

为了确保档案信息收集的效率和安全性，建议设立一位专职负责人，负责审核、分类和传递各阶段各部门提交的档案材料。这样的制度化安排不仅提高工作效率，还能保障档案的保密和安全。同时，建立一个稳定的常态化学生档案信息收集网络也至关重要。

3结语

中职学校的档案管理是学校管理体制中极为关键的一环。档案管理者不仅负责档案的搜集与编排，还要确保档案得到恰当的存储。他们必须确保学生档案的借阅和查询系统运行顺畅，服务于师生和招聘单位，使档案管理的重要性得以体现。这样的职责要求档案管理者对档案室的资料有深入的了解，并且在提升档案品质和利用率上不断努力。同时，档案在被借阅和归档之后，档案管理者应当认真听取反馈，对合理的建议进行系统性分析和研究，以此来检视并改进工作中的不足。通过这种谦逊和务实的方式，档案管理者可以更好地完成学生档案工作，使档案的作用得到更充分的发挥。

参考文献：

[1]李国军.中职学校档案管理改革研究[J].科技资讯,2021,19(32):109-111.

[2]孙翠丽.中职学校档案数字化转型问题研究[J].黑龙江档案,2021,(05):42-43.

[3]何奋辉.提升中职学校档案管理人员素质的策略分析[J].大众标准化,2021,(20):152-154.